Har du koll på GDPR? Annars är det bråttom nu

Har du koll på GDPR – General Data Protection Regulation – EU:s nya Dataintegritetslagstiftning som träder i kraft 25 maj 2018?

Långt kvar till dess? Nja inte direkt – den nya lagen innebär en jätteomställning för många företag som hanterar personuppgifter och med tanke på att du kan få betala vite om upp till 20 miljoner euro om du inte uppfyller villkoren så är det hög tid att börja planera.

Lagen gäller alltså alla företag som bedriver verksamhet inom EU eller riktat mot EU-medborgare och som hanterar personuppgifter. Lagen har kommit till för att skydda konsumenternas integritet, inte för att underlätta för dig som registrerande företag.

Några av de viktigaste skyldigheterna i den nya lagen är:

Medgivande
Du måste alltid hämta ett godkännande från personen du ska registrera uppgifter om.

Tillgång
Personen har alltid rätt att ta del av uppgifterna du registrerat om denne. Och du måste så klart se till att det verkligen är rätt person du lämnar ut informationen till vid en förfrågan.

Rättning
Personen har rätt att få eventuell felaktig information korrigerad.

Radering
Personen har rätt att bli raderad ur dina register – och det även om den tidigare godkänt din registrering. En slags ångerrätt som du måste uppfylla.

Portabilitet
Personen har alltid rätt att begära att informationen du registrerat överlämnas till en annan part, till exempel en av dina konkurrenter för att personen vill byta leverantör.

I Sverige är det Datainspektionen som kommer att se till att lagen efterföljs och det är till dem du till exempel måste anmäla (inom 72 timmar) om personuppgifter kommit på avvägar.

Hur förbereder man sig för det här?
Ja, det har sagts att det här är en av de viktigaste uppgifterna för ledningsgrupper i större företag under 2017. För de allra flesta kommer det att ta tid att genomföra och det kommer inte att bli lätt. Och det väcker så klart en hel del frågor: Vilka och hur många av systemen i vår organisation innehåller personuppgifter? Hur hanterar vi tredje part, externa leverantörer och eventuella molntjänster? Vilka i vår organisation måste vi engagera – IT, Compliance, Produktion? Funkar det för oss om vi avidentifierar uppgifterna och istället pseudonymiserar dem?

Börja nu
Det viktigaste är att vara ute i god tid och se till att högsta ledningen är med på tåget. Sedan gäller det att tillsätta en projektgrupp som helt enkelt får kavla upp ärmarna och göra en ordentlig inventering av hur det ser ut i er organisation.

En ordentlig ”morot” kan så klart vara att inte riskera vite om 20 miljoner euro…

Paragraftecken-300x212

Med örat inåt i bolaget

Har du koll på kompetensen i ditt bolag? Kommer idéerna inifrån eller brukar du anlita konsulter när nya produkter ska tas fram eller nya marknader utforskas? Här har en hel del företag insett att man sitter på en egen guldgruva och har skapat förutsättningar för att utnyttja den fullt ut. De släpper helt enkelt fram ungdomarna.

Jag fick en pratstund med två ungdomar som är med och bidrar till utvecklingen på Svea Ekonomi, Lisa Hellsten HR specialist och Erik Laaksonen marknadsförare. Båda är med i Ung Svea som är ett ungdomsråd som träffas löpande för att diskutera utveckling, trender och förutsättningar på den marknad som Svea Ekonomi verkar på.

Varför behövs Ung Svea?
– Svea Ekonomi verkar i en traditionell bransch som många gånger riskerar att upplevas som ganska mossig, men den målgrupp vi vänder oss till ser annorlunda ut idag än för några år sedan, säger Erik. Idag är en ekonomichef eller företagsledare inte alltid en man i femtioårsåldern, hen kan lika gärna vara en tjej på tjugofem med en framgångsrik e-handel. Därför är det viktigt att vi som företag speglar den verkligheten och har ett utrymme där företagets yngre kompetens kan vara med och påverka. Det är jätteviktigt både för företagets verksamhet och för att behålla den kompetensen i bolaget. Känner man att man får sin röst hörd och att man kan vara med och bidra till utvecklingen ökar både trivseln och engagemanget på jobbet, säger Erik.

Märker HR av att de anställda trivs på företaget?
Ja absolut! Tittar man på dem i Ung Svea, vi är idag 14 stycken, så upplever vi att vårt arbete och våra idéer är viktiga för företaget samtidigt som vi har jättekul ihop, säger Lisa. Det har helt klart ökat sammanhållningen i företaget, vi har ett schysstare och öppnare klimat och vi lär oss mycket av varandra. Och sedan är det ju superkul när man ser att våra idéer blir till verkligheten, då blir man stolt – både över sig själv och företaget.

Hur funkar arbetet rent praktiskt?
– Vi träffas en gång i månaden och varje möte styrs av en tidigare bestämd agenda, men det finns alltid utrymme för helt fria diskussioner också. Vi i Ung Svea kommer fram med olika idéer och förslag som sedan prövas ute i organisationen eller så är det någon annan i verksamheten som vill presentera en idé till en ny tjänst eller produkt och ber oss om råd. Mötena brukar avslutas med en gemensam middag med alla medlemmar. På middagen händer det ofta att vi fortsätter diskutera det som tidigare tagits upp under mötet, samtidigt som vi umgås, säger Lisa.

Vilka råd skulle ni ge andra företag som funderar på att starta forum för ungdomar?

  • Försök att få med personer från flera avdelningar, då säkerställer du att du får med all kompetens. Annars kan man riskera att gruppen lägger tid på något som rätt person kunnat avstyra på ett tidigt stadium.
  • Utse gärna någon till moderator så man håller ihop diskussionerna och inte tappar den röda tråden, det är lätt att man springer iväg när det är högt i tak och idéerna är många.
  • Tänk också på att alla projekt inte alltid måste vara jättestora. Man måste känna att man går i mål med några idéer också, det får inte bli att man bara sitter och målar upp luftslott som aldrig ser dagens ljus.
  • En morot kan också vara smart att ha; en middag, biobiljetter eller någon annan ersättning för att man ställer upp med sin tid och sitt engagemang.

Något nytt och spännande på gång för er del?
Ja, kanske det, men det vill vi nog inte berätta om redan nu. Vi håller på den lite avslutar Erik och Lisa.

ErikLisa-300x211

Tomt i kassan? 6 finansieringslösningar för företagare

Precis som för privatpersoner kan januari och februari vara en period med ansträngd likviditet för många företag, och ibland kan man behöva ta till extern finansiering. Då finns det ett flertal olika finansieringsalternativ att välja mellan och det är inte alltid lätt att hålla reda på vilka de är och vad de innebär. Här har jag listat sex olika alternativ där jag tänkte hjälpa till att reda ut begreppen:

Banklån
Ett banklån är en långfristig kredit (det vill säga en kredit som löper över en längre tid) som vanligtvis anpassas till löptid, amorteringstakt och räntenivå. Det finns två olika former av banklån: Inteckningslån som är ett lån mot säkerhet i fast eller lös egendom. Samt reverslån, som är ett lån mot borgen eller realsäkerhet (t ex pantbrev eller företagsinteckning).

Checkräkningskredit
Checkräkningskredit är en lång- eller kortfristig finansieringskälla som utjämnar betalningsströmmar både för in- och utbetalningar. Man kan säga att den fungerar precis som ett kreditkort. Kostnaden för tjänsten är en årsavgift – som är viss procent av krediten – samt en räntekostnad för den utnyttjade krediten.

Leasing
I stället för att köpa till exempel en maskin hyr man maskinen av ett leasingföretag och betalar en månadskostnad. Efter hyrestidens utgång kan du välja att lämna tillbaka maskinen (eller vad du nu leasat) eller byta ut den till en nyare. Det här passar generellt företag som planerar att investera i inventarier, utrustning, maskiner och dylikt.

Factoring
Ett enkelt sätt för att få i likvida medel i företaget är att belåna sin reskontra. Finansbolaget betalar omgående ut 70-90 procent av fakturabeloppet, och ser till att kundens kund betalar fakturorna. Resterande procent betalas ut till kunden (det vill säga ditt företag) när fakturan är fullbetald – minus de kostnader finansbolaget tar. En fördel med detta är att det blir en mindre risk för dig som företagare, i och med att du använder dina egna fakturor för att få tillgång till rörelsekapital och ett stärkt kassaflöde.

Fakturaköp
Företaget säljer sin faktura till finansbolaget och får upp till 98 procent av fakturans värde utbetalt. I och med att fakturan sålts tar även finansbolaget över risken att kunden eventuellt inte betalar. Många företag kan dra sig för att sälja sina fakturor eftersom man är orolig för att äventyra kundrelationen, men i stället finns det ju möjligheter att lägga ökad tid och fokus på att vårda kundrelationen när du inte behöver spendera tid på att hantera obetalda fakturor.

Företagskredit
Företagskredit är en finansieringsform där företaget betalar en månadskostnad för att kunna ha en amorteringsfri kredit för oförutsedda utgifter, investeringar etc. Man betalar sedan en ränta för den utnyttjade krediten. Denna finansieringstjänst blir allt populärare – särskilt bland nyföretagare. Svea Ekonomi har nyligen lanserat sin tjänst Företagskredit, läs mer här om Svea Ekonomi Företagskredit

Vill du veta mer om finansiering eller funderar på vilken lösning som skulle passa ditt företag är du så klart välkommen att kontakta mig eller någon av våra duktiga säljare för råd.

Ekonomin---finance1-300x198

5 tips för balans mellan prestation och hållbarhet

Vid den här tiden på året haglar det inspirationsseminarier av alla möjliga slag. Man får chansen att bli en bättre och vassare medarbetare, duktigare chef och en vänligare vän. Jag har sällan tid att gå på så många seminarer, men däremot läser jag gärna mycket och ofta. En intressant vinkling av ordet ”hållbarhet”, som oftast brukas i samband med miljöfrågor, börjar även diskuteras i samband med arbetsmiljö. Vi vill ju såklart uppnå balans mellan prestation och hållbarhet i arbetslivet.

Varför skriver jag om detta i den här bloggen tänker du kanske? Jo, jag tänker ett steg framåt. Happy, välmående och glad personal gör finfina resultat. Dessa resultat kommer naturligtvis att avspeglas i hur företaget går och mår. Tänk också på att dina medarbetare ”gör som du gör – inte som du säger”. Därför är det viktigt att införa några rutiner för att just uppmuntra till den här balansen:

Det finns ett beteende som kallas ”bråttombeteende”, vilket innebär att man av vana alltid går jättefort i korridorerna, man bollar flera arbetsuppgifter samtidigt och ”bara för att” hetsar man sig igenom möten. Varför egentligen?

1. Försök att ta en person med handen i kakburken. Märker du signaler på stress – agera! Lyft frågan, hellre en extra gång än en för lite. Bättre att vara uppmärksam och identifiera avvikande beteenden så kan situationen säkert räddas. Det är också en väldigt tydlig form av bekräftelse, vilket alla suktar efter.

2. Ta en funderare på om du måste skicka jobbmail till personalen vid elva på kvällen? Det kan leda till att medarbetarna känner en press att behöva vara tillgängliga utanför arbetstid.

3. Uppmuntra personalen att vara delaktiga i utveckling. Känslan av att (till viss del) kunna få vara med och utveckla skapar engagemang.

4. Skapa en kultur där medarbetarna har mandat att ta egna beslut till de gränser som passar. Det skapar handlingskraft som kommer att ge resultat i verksamheten.

5. Ta er tid att ha lite gemensamhetstid. Det är väldigt sunt att bygga broar och prata lite annat än jobb emellanåt. Vi ska inte förringa afterworks och andra former av teambuilding.

Hur jobbar ni med att skapa en hälsosam balans på er arbetsplats? Skriv gärna och berätta i kommentarerna nedan.

Med dessa ord väljer jag att logga ur för idag, efter en tuff arbetsvecka – apropå balans! : )

happy friends meeting and drinking tea or coffee

 

Så undviker du onödiga konkurser

I dagens informationssamhälle är det julafton varje dag, när relevanta nyhetsbrev dimper ner i mailboxen, spännande diskussioner pågår i olika intressegrupper på sociala media eller när man på olika möten blir uppdaterad om det senaste. Detta är ju en stor del av mitt arbete på Svea Ekonomi, att fånga upp de trender och förändringar som kan komma att påverka er företagare.

Ett exempel är det jag läste häromdagen, i Ackordcentralens senaste nummer av deras nyhetstidning, om alla de onödiga konkurser som sker på grund av okunskap och skam. Enligt en undersökning av StyrelseAkademien behövs det mer kunskap om obeståndsfrågor i svenska företags styrelser.

I undersökningen visar det sig att:
6 av 10 tillfrågade personer ser det som en skam att ha suttit i ett bolag som hamnat på obestånd
Nära hälften känner till någon som avgått i förtid på grund av en eventuell obeståndssituation
8 Av 10 tror inte att styrelseledamöter har tillräckliga kunskaper om de personliga ansvarsfrågorna vid ett obestånd
6 av 10 valberedningar värdesätter inte styrelseledamöters erfarenheter i en obeståndssituation

Läs hela artikeln på sidan 6-7 här: http://ackordscentralen.sidvisning.se/nr3_2015/

Team illustration

Att köpa eller bli såld till?

Alla företag behöver ju en tillströmning av nya kunder, oavsett försäljningskanal, bransch och produkt. Men många vittnar om att det blir svårare och svårare att ta nya marknadsandelar. Vad kan detta bero på?

Jag tog en fika med Social Selling-gurun Fredrik Steinholz och han har en hel del spännande att berätta om. Min uppfattning efter vårt möte är att försäljningsprocessen har förändrats totalt, kartan är omskriven och kompassen är upp och nervänd. Nja, kanske inte riktigt, men nästan. Våra sociala media kanaler handlar ju långt ifrån endast om gulliga kattfilmer, gastronomiska mattallrikar och selfies. Nä, de svämmar bokstavligen över av recensioner och tyckanden kunder emellan gällande just våra tjänster och produkter. Detta innebär i klartext att våra digitalt intresserade kunder är ruggigt kompetenta och pålästa när de eventuellt lyfter luren och ringer oss, säljande företag.

Ringer man en kund som är i helt fel fas i sin inköpsprocess så finns risken att den kontakten blir svår att bearbeta framöver. Det gäller att vara varsam och försiktig när man ringer kalla samtal. Vi bör istället hitta nya infallsvinklar när vi kontaktar kunder som inte insett att de har ett behov av våra tjänster ännu. Skapa istället förtroende, övertyga marknaden om att just du och ditt företag är svaret på all vånda och motgång när det väl är dags att lösa ett problem.

Man ska ju inte bara se sociala media som ett hot, där osanningar om era tjänster frodas. Se det istället som alla tiders möjlighet att sprida kompetens och kunskap som bara du besitter! Det är smart, listigt och kundvänligt. Jag är definitivt en av dem som vänligt med väldigt bestämt tackar nej till att ”bli såld till” per telefon – tipsa mig istället om platser på nätet där jag kan få läsa på, jämföra och känna efter.

Hur tänker du gällande försäljning, både som säljare och som potentiell kund? Skriv gärna i kommentarerna nedan.

Vill du lära dig mer om Social Selling, då tycker jag definitivt att du ska läsa Fredriks skola hos driva-eget.se

Billing city m2m

3 tips vid val av finansieringsform

I veckan var vi och träffade företagare i Malmö. Ca 150 morgonpigga Malmö-bor åt frukost med oss och lyssnade på våra råd om hur man gör säkrare och lönsammare affärer. Det som är så himla fantastiskt med att få vara ute och åka runt i landet och träffa er duktiga, engagerade och ambitiösa företagare i olika storlekar, är att ni förmedlar en massa bra saker som vi tar med oss. Ibland leder det till att vi tar fram nya tjänster och ibland blir det en bekräftelse på att vi gör rätt saker.

Det här med finansiering är verkligen ett ämne som intresserar många. Antingen behöver man nytt kapital för en investering, eller så kan det ibland handla om att man måste få in lite förskott på fakturorna för att täcka upp ojämn försäljning. Skälen är många och varierande.

Jag tycker att de tre orden ”flexibilitet, trygghet och långsiktighet” är en bra sammanfattning av tre snabba råd att tänka på vid val av finansieringsform.

– Flexibilitet. Se till att ni inte fastnar i en massa krav på tidsbestämda eller volymbaserade villkor. Behöver ni endast utnyttja en finansiering en viss period så ska ni kunna vara fria att göra det.

– Trygghet. Vid fakturaköpstjänster tycker jag att det är en faktor att kunna slippa kreditrisken. Se till att er leverantör jobbar ”Utan regress”, vilket innebär att de inte kommer tillbaka och kräver igen pengar om kunden inte betalar.

-Långsiktighet. Det kommer mycket gott ur långsiktiga relationer när det gäller finansiering, tex kan villkor bli bättre med tiden, då man lär känna varandra och även finansiären kan se åt vilket håll utvecklingen går. Tänk på att sätta er noggrant in i villkoren om ni väljer att jobba med riskkapital.

Har ni andra tankar kring finansiering? Har någon möjligen testat crowdfunding? Vore spännande att ta del av era erfarenheter, skriv nedan i kommentarerna.

world currency coins and calculator

 

 

Konvertering – inte bara för e-handlare

När vi pratar E-handel kommer ämnet konvertering upp ganska ofta. Vad är det? Hur mäter man och vad anses vara ”rätt” värde? Jag skulle faktiskt vilja ta detta ett steg vidare, även till er företagare och handlare som har en traditionell hemsida.

Gör era besökare det ni vill att de ska göra på er sajt? Trycker de på köpknappen? Laddar de ner produktblad? Fyller de i sina uppgifter för att få ert nyhetsbrev? Det här är något många fler ska börja mäta och optimera, för nu har vi pratat länge om sökordsoptimering: driv trafik till din sida/butik. Men vi pratar för lite om hur vi tar hand om de som hittar till er.

En helt normal konverteringsgrad för E-handlare är 1%. Dvs 1 av 100 besökare i butiken handlar. Det kan låta lite, men det är helt normalt, för de flesta åtminstone. Har du en väldigt nischad bransch med väldigt lite konkurrens så är konverteringsgraden säkert högre. Man kanske inte surfar runt och tittar på din typ av produkter? Hittar man till dig, ja då handlar man! : )

Så vad är konverteringshöjare? Här blandar vi faktiskt in känslor. Infinner sig ett lugn hos besökaren, då är vi nära. Skapa landningssidor som inger förtroende, är informativa och med bra bilder. Se även till att hela tiden vara tydlig med vem som står bakom butiken och att ni är lätta att nå ifall det skulle dyka upp frågor.

En mycket viktig faktor för bästa möjligheter till avslut är att sidorna laddar snabbt, ha inte för tunga bilder som tar tid att ladda. I många fall kommer över hälften av all trafik till olika sidor från mobila enheter, så testa din sida/butik så att du är medveten om hur snabbt man kan hoppa runt. Detta kan vara helt avgörande för hur fort man ger upp och går till nästa träff i söket.

Jag tycker också att det är viktigt att placera ut produkter av olika karaktär på olika sidor, tänk på de som kommer till er via ett sök i exempelvis Google. Se till att de landar på en sida som faktiskt handlar om det man sökte på, utan att behöva scrolla ner på sidan. Vi är lata och bekväma…

Sammanfattningsvis tycker jag att man ska se över dessa punkter:

Service – Hur tydlig är jag med min tillgänglighet? Kan man till och med serva besökaren live, med en chattfunktion?
Priset – Se till att vara tydlig med vad produkter kostar, erbjuder du finansiering så visa ut månadskostnaden. Vad är fraktfri gräns och vad kostar frakt? Undvik överraskningar vid avslut.
Förtroende – Skapa förtroende med olika markörer, visa vilka seriösa partners du jobbar med. Har du certifikat eller sigill, visa ut det! Mycket effektivt.
Sortiment – Ta hjälp av vänner och andra du litar på och låt dem klicka runt på sidan och feedbacka om upplevelsen, är det för många klick? Är produkterna grupperade på ett logiskt sätt?

Tänk på att ca 80% av besökarna aldrig scrollar ner, testa din sida/butik i olika enheter (desktop, laptop, mobil, platta). Satsa på att anpassa dig efter dessa enheter då surf- och köpupplevelsen är helt avgörande utifrån hur jag måste agera när jag hittat din sida.

Lycka till med att optimera din sida eller butik! Vore kul att höra om ni genomfört förändringar och hur det påverkade era avslut. Berätta gärna i kommentarerna.

Beautiful young woman using a mobile phone

Tips för struktur som ger dig tid över till annat

Vilken sommar vi haft. Tydligen den mest nederbördsrika på 18 år säger meterologerna. Ja, det har vi minsann märkt. En annan sak som jag märkt är att det är många som valt att jobba på sin semester, kanske för att kunna sticka iväg till ett varmare resmål i höst? Men du som klarat av att hålla dig till ledighet och börjar vända tillbaka till jobbet inom kort kommer förmodligen ha ett par små toppar att ta dig igenom i brevhögen och mailen.

Vi pratar mycket om att skapa effektivitet i vardagen på vårt jobb. Tänkte att det kunde man ju faktiskt dela med sig av till andra. Har du några tips så lämna dem gärna i kommentarerna, alltid kul att få igång en dialog. Varför skriver jag om tips för en effektiv arbetsdag förresten? Vad har det med ekonomi att göra kanske du tänker? Men jag tycker att det är väldigt viktigt att skapa en stressfri tillvaro där man får tid att göra det man är på plats för, och inte behöva säga att ”jag hinner inte fakturera eller skicka påminnelser, för jag har såååå mycket mail att gå igenom”.

Det för mig direkt till mina bästa tips för en mer strukturerad vardag gällande mailen.

Om du som jag tillhör kategorin som får runt 50-100 mail om dagen så säger det sig självt att det kan ta en hel dag att bara jobba med mail och så blir allt annat liggande. Måste man få alla mail? Finns det möjlighet att flytta en del av er interna kommunikation till ert intranät eller en chat? Vi jobbar själva med att styra om all internkommunikation till andra verktyg där man kan prioritera annorlunda. Håll mailen ren för extern kommunikation om det inte handlar om case som behöver arkiveras.

Får du mycket nyhetsbrev? Läser du dem alltid? Om du nu inte känner för att avregistrera dig från utskick en tid, för att hämta andan, så skapa regler i din mail. Regler som styr nyhetsbreven till en egen mapp som du kan gå till och läsa när du har tid. Allt för att hålla inkorgen ren och relevant.

Tips gällande mailen kan jag skriva om sida upp och sida ner, men jag håller mig till godbitarna. En annan superviktig sak är att man upprättar en policy gällande hur man använder fälten ”Till” och ”Kopia”. Finns det något värre än när 5 personer får ett mail och alla sätter igång och jobbar med frågorna i mailet, för att man sedan ska få veta att man bara fick mailet ”för kännedom”, att det var Pelle som var den rätta mottagaren… Snacka om respektlöst mot andras tid att inte då sätta de fyra övriga som ”Kopia”. Den hemliga regeln säger nämligen att om du står som ”Kopia”-mottagare behöver du inte agera, utan bara lyssna. Då kan du i praktiken skapa en ytterligare regel för alla mail där du endast är inkopierad, så läser du ikapp det du behöver känna till när tid ges. Ytterligare liten finess för att hålla inkorgen ren och relevant.

Tänk hela tiden fysisk brevlåda. Brukar du hämta in posten för att sedan gå ut och lägga tillbaka en del av posten? Förmodligen inte. : ) En vän till mig fick genom deras inhyrda konsult lära sig att varje fredag ska inkorgen vara tom, alla mail ska tas omhand, kastas eller arkiveras löpande. Ingen mer jobbångest på söndagarna där inte. Tänk känslan att få börja på ny kula varje vecka. Den känslan är skön. På deras företag var detta arbetssätt en uppmaning från deras chefer, alla fick avsätta den tid som behövs för att kunna tömma sin inkorg inför helgen. Mailkorrespondensen mäts sällan, alla ser ju vilken jättehög med post du har i ditt fack, eller hur många papper du printar ut från skrivaren. Mailen anses hos många som något utanför det ”riktiga” jobbet. Märkligt sätt att se på det om du frågar mig.

Nä, ta kontroll, bestäm dig för nolltolerans i inkorgen, få det förankrat i er organisation, börja mäta produktiviteten även i de digitala kanalerna, de är definitivt här och tar över vår vardag.

Önskar dig en riktigt bra start på hösten, hoppas förresten att vi ses på ett av våra seminarier ute i landet. Du kan se alla orter och datum här: Svea On Tour

Technology in the hands

Kreditskolan – del 3

Vi har kommit fram till del 3, som handlar om vilka dagliga rutiner som ska utgöra en del av er policy. Ibland kanske man måste låta processerna styra policyn och inte tvärtom. I slutändan är det primära att man sätter ramverket för hur man hanterar vissa situationer.

Fakturering
En klassiker på många företag är att man dröjer för länge med att fakturera ut sin försäljning. Skapa rutiner som innebär att ni inte bara fakturerar en viss dag i veckan eller i allra värsta fall en gång i månaden! Denna rutin ska sedan beskrivas i er policy så att alla medarbetare vet vad som gäller.

Varje utestående kreditdag kostar massor med pengar. Varför räknar man bara på vad det kostar att binda pengar i varulager? Det är lika olönsamt att binda sitt kapital i kundfordringarna. Det är jätteenkelt att räkna på vad varje dag är värd i din verksamhet: Dividera din årsomsättning med 360 så ser du vad varje bunden dag innebär i kronor och ören. Om du bestämmer dig för att förändra vissa rutiner som innebär att pengarna kommer in snabbare kan du även visa det med samma formel. Skulle du ha som mål att sänka din kredittid med 10 dagar, så tar du bara 10 x årsomsättningen och dividerar med 360.

Reklamationer
Enligt 42§ i köplagen uttalas det tydligt att din köpare är skyldig att betala den del av leveransen som motsvarat förväntningarna. Skulle en del vara skadad eller felaktig så får man bara hålla inne den del som motsvarar det skadade/felaktiga. Trots det utnyttjar många köpare möjligheten att avvakta med betalningen av hela fakturan, så se till att ni har en tydlighet i organisationen hur man hanterar reklamationer. Vid försäljning på kredit är det än viktigare med snabb hantering så att fakturor kan bli betalda utan förseningar.

Leveransstopp
Ni måste även skapa interna rutiner för när man ska stoppa kunder med obetalda fakturor för nya leveranser. Detta ser väldigt olika ut på olika företag. För vissa leverantörer räcker det med en obetald faktura, och hos andra kan man få ha flera ärenden på inkasso innan man stoppar för nya ordrar. Definiera vad som är er nivå.

I övrigt behöver ni även ta ställning till när det är dags att skriva av gamla fordringar och istället lägga dem på långtidsbevakning och i bästa fall kunna räkna hem dem som återvunna kundförluster längre fram. Låt inte alla gamla fakturor ligga kvar i reskontran och påverka resultatet om det inte är riktiga tillgångar. Tänk bara på att detta ej kan göras med fakturor ställda till aktiebolag, då måste man ta det som en kundförlust.

Förhoppningsvis har ni nu en del att fundera över och ta ställning till. Boka in planeringsmöten efter sommaren och skapa helt nya arbetssätt för andra halvan av året, mät och analysera hur ert bundna kapital ser ut idag, inför förändringar och mät igen. Jag lovar att även ni, som så många andra kommer märka av hur mycket pengar som frigörs och kan användas till att jobba i företaget.

Nästa vecka avrundar vi den här serien med att prata om vilka avvikelser man normalt har från avtalsvillkoren.

HR organisation