Hur skall en faktura se ut när jag säljer på nätet (ur ett momsperspektiv) del 2

Del 2, försäljning till Företag i Sverige.

En utmaning E-handlare ställs inför när de skall redovisa sin försäljning är utformningen av sina fakturor. Dvs. de fakturor som skall redovisas och finnas med i bokföringen. Vad som skall finnas med i en faktura styrs av EU:s faktureringsdirektiv. För de som vill vara helt hundraprocentiga på att de förstått allt rätt rekommenderas att läsa igenom detta.

Ofta så tänker e-handlaren inte på detta då den faktura kunden får mestadels kommer från ett betalföretag. Dessa fakturor är även de mestadels utformade så att de ser ut på rätt sätt, men det är vanligtvis inte de fakturorna som används vid redovisningen. Dessutom så skall de i bokföringen kompletteras med det som sålts via alla andra betalvägar. Så tänk efter vilka fakturor det är som ni skall använda i redovisningen, när ni gjort det så kan ni se till att de ser ut på ett korrekt sätt. Om inte annat så för att momsen skall kunna redovisas rätt av er och när så är fallet även av er kund.

I denna serie av inlägg tar vi ur ett momsperspektiv upp:
1: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till privatpersoner i Sverige
2: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till företag i Sverige
3: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till privatpersoner inom EU (Varor)
4: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till privatpersoner inom EU (Tjänster)
5: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till företag inom EU (Varor och Tjänster)
6: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till länder utanför EU

Hur fakturor skall se ut vid försäljning till företag i Sverige

Vi gör i princip samma sak när vi säljer varor inom Sverige till företag som när vi säljer till privatpersoner. Vi fakturerar med moms. Men hur skall fakturan se ut?
Om en transaktion understiger 4000 kr så kan man använda sig av en ”förenklad faktura” medan om man säljer för mer än 4000 kr per transaktion måste ta hänsyn till alla punkter i direktivet. För en e-handlare så gör oftast plattformen att det blir krångligt att särskilja detta. Därför är det i mitt tycke bäst att förutsätta att man under året kommer att ha någon som köper flera produkter även om de är billiga och därför kommer upp över 4000 kr. Slutsats ”bäst att lägga upp alla uppgifter i mallen”.

Det som då skall finnas med är:
• Fakturadatum
• Fakturanummer
• Säljarens (e-handlarens) momsnummer
• Säljarens och köparens adress
• Varornas eller tjänsternas mängd/omfattning och art
• Datum då varorna har omsatts (ofta leveransdatum)
• Beskattningsunderlaget för varje momssats eller undantag från skatteplikt
• Tillämpad momssats (ex 25%, 12% 6%)
• Den moms som skall betalas

När vi säljer varor till företag i andra EU länder så gäller helt andra premisser. Mer om det i avsnitt 5 i denna artikelserie.

Hur skall en faktura se ut när jag säljer på nätet, ur ett momsperspektiv?

Del 1, försäljning till privatpersoner i Sverige.

En utmaning E-handlare ställs inför när de skall redovisa sin försäljning är utformningen av sina fakturor. Dvs. de fakturor som skall redovisas och finnas med i bokföringen. Vad som skall finnas med i en faktura styrs av EU:s faktureringsdirektiv. För de som vill vara helt hundraprocentiga på att de förstått allt rätt rekommenderas att läsa igenom detta.

Ofta så tänker e-handlaren inte på detta då den faktura kunden får mestadels kommer från ett betalföretag. Dessa fakturor är även de mestadels utformade så att de ser ut på rätt sätt, men det är vanligtvis inte de fakturorna som används vid redovisningen. Dessutom så skall de i bokföringen kompletteras med det som sålts via alla andra betalvägar. Så tänk efter vilka fakturor det är som ni skall använda i redovisningen, när ni gjort det så kan ni se till att de ser ut på ett korrekt sätt. Om inte annat så för att momsen skall kunna redovisas rätt av er och när så är fallet även av er kund.

I denna serie av inlägg tar vi ur ett momsperspektiv upp:
1: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till privatpersoner i Sverige
2: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till företag i Sverige
3: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till privatpersoner inom EU (Varor)
4: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till privatpersoner inom EU (Tjänster)
5: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till företag inom EU (Varor och Tjänster)
6: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till länder utanför EU

Hur fakturor skall se ut vid försäljning till privatpersoner i Sverige

När vi säljer varor till privatpersoner i Sverige skall vi fakturera med moms. Men hur skall fakturan se ut?
Om vi en transaktion understiger 4000 kr så kan man använda sig av en ”förenklad faktura” medan om man säljer för mer än 4000 kr per transaktion måste ta hänsyn till alla punkter i direktivet. För en e-handlare så gör oftast plattformen att det blir krångligt att särskilja detta. Därför är det i mitt tycke bäst att förutsätta att man under året kommer att ha någon som köper flera produkter även om de är billiga och därför kommer upp över 4000 kr. Slutsats ”bäst att lägga upp alla uppgifter i mallen”.

Det som då skall finnas med är:
• Fakturadatum
• Fakturanummer
• Säljarens (e-handlarens) momsnummer
• Säljarens och köparens adress
• Varornas eller tjänsternas mängd/omfattning och art
• Datum då varorna har omsatts (ofta leveransdatum)
• Beskattningsunderlaget för varje momssats eller undantag från skatteplikt
• Tillämpad momssats (ex 25%, 12% 6%)
• Den moms som skall betalas

Eftersom vi skall fakturera Svensk moms när vi säljer varor till privatpersoner i andra EU länder tills vi når upp till respektive lands gränsvärden, skall vi även använda ovan i denna handel.
Det ändras dock drastiskt när vi nått upp i tröskelvärdet och blivit tvungna att momsregistrera oss i mottagarlandet. Mer om det i inlägg 3 framöver.

Lycka till

Ordern – en viktig del i din leverans

De flesta säljare lägger mycket tid på att lämna en bra och tydlig offert till sina kunder men när det kommer till orderhanteringen är det tyvärr lätt att det blir missar. Man kanske tror att allt var glasklart i offerten och är så klart glad för att få en order.

Men tänk på att lägga tid även på orderhanteringen, kolla punkt för punkt att ordern verkligen stämmer med lämnad offert och missa inte att bekräfta beställningen med ett ordererkännande. Självklart bör du redan i offerten försöka styra leveransdagen så att bästa möjliga ekonomi uppnås. Utgångsläget bör alltid vara att leverera så snabbt som möjligt – varje dags snabbare kassaflöde innebär 300 000 kr i frigjort kapital och 45 000 kr i resultatförbättring vid en omsättning på 75 miljoner kr och en kalkylränta på 15 procent. Snabba leveranser är inte bara bra för kassaflödet utan så klart också god kundservice och nöjda kunder handlar gärna mer.

En annan sak som är viktig även i orderhanteringen är att ha löpande kontroll över kundens ekonomiska tillstånd och att tidigare leveranser är betalda. I tveksamma fall kan det vara bättre att försöka få kontant betalning med priskompensation eller att säkerställa betalningen än att råka ut för en kundförlust som får konsekvenser för den egna lönsamheten.

Men vad kostar en kreditförlust?
Ja hur mycket måste vi egentligen sälja för att täcka en kreditförlust och behålla vår vinstmarginal? För närvarande har svenskt näringsliv i genomsnitt 5 procent vinstmarginal (resultat efter avskrivningen i procent av försäljningen) och om vi antar att ditt företag är ett genomsnittsföretag med 5 procent i vinstmarginal och du råkar ut för en oväntad kreditförlust på 50 000 kronor måste dina säljare ”extra sälja” för 1 250 000 kr (25 x 50 000 kr) till oförändrade priser för att kunna bibehålla vinstmarginalen 5 procent!

Så otydliga offerter och bristande orderrutiner kan bli en dyr affär som dina säljare får jobba hårt för att täcka.

Schedule profit growth. Calculator, pencil and magnifying glass

 

Kreditskolan – del 2

Vi vandrar vidare till den andra delen som samlar ett antal viktiga parametrar, nämligen begreppet ”Känn din kund”. (Se mitt förra blogginlägg från 7 juli)

Hur kommer det sig att det så ofta tas in ordrar och börjar levereras varor eller tjänstetimmar mot faktura till företag som man inte riktigt vet tillräckligt mycket om? Det är verkligen dags att försäljningen och ekonomisidan tar varandra i hand och börjar komma överens om gemensamma, hållbara rutiner gällande denna annars kanske riskfyllda rutin.

Nu kan det ju kanske verka som att jag är en våtrumstapet mot framtiden, som inte gillar försäljning utan tycker att det är bekvämt med långsamma processer? Nejdå – jag har jobbat inom försäljning i många år, vilket är en stor anledning till att jag vet hur det ofta går till. Man måste ”orka” ta de där ”jobbiga” frågorna som hänger ihop med att identifiera den man förhandlar med, inte bara se ordern som ett streck i boken, en uppfylld veckobudget. Inte Googla fram ett organisationsnummer och chansa att det är rätt bolag man lämnar in underlag på till den som lägger upp nya kunder.

Passar på att sticka in att om ni jobbar med en vinstmarginal på 5% (snittet i Sverige ligger på 5-8%) och gör en kundförlust på 10 000 kr så måste man jaga in 200 000 kr i nyförsäljning för att täcka upp förlusten och bibehålla samma marginaler… Så, kundförluster vill ingen ha, om de inte är kalkylerade förstås. Ibland tar man ju faktiskt höjd för en viss procent kundförluster då ordspråket ändå lyder ”Vågar man inget så vinner man inget”.

Vad är det då man behöver definiera i en policy? Jo, se till att ni fastställer miniminivån på fakta om er nya kund, intervjua kundens intentioner i era gemensamma affärer så att ni kan sätta en rimlig kreditlimit som sedan är avgörande för vilken typ av upplysning som behöver tas. Har kunden endast för avsikt att handla ett par gånger för en mindre summa, ta inte den mest avancerade upplysningen, utan nöj dig med en enklare kontroll kompletterat med ett samtal till kronofogden för dagsaktuell status i deras register. När kundens behov ökar, höj då limiten istället, efter att ni gjort en grundligare kontroll av soliditeten. Var även tydlig med att definiera vem eller vilka som har befogenhet att ändra limitar i det här fallet.

En annan viktig sak är att ha löpande kontroll på den befintliga kundstocken. Vet ni hur era kunder mår? I väldigt många fall kan fasaden utåt vara exakt densamma, personalen som möter era säljare på ett möte är desamma. Men organisationsnumret är ändrat. Den detaljen kan bara den som har kreditbevakning ha koll på. Ta reda på vilka era nyckelkunder är, de som står för störst del av omsättningen och ha bevakning på dem. Man brukar kunna säga att ca 20 % av era kunder står för ca 80 % av omsättningen. Med kreditbevakning kommer ni få en signal om både de försämrade och de förbättrade förutsättningarna. Tänk vad härligt att kunna få signalen om att nyckeltal förbättrats, limitar kan höjas upp och säljarna kan sälja mer på befintliga kunder! Bra mycket mer lönsamt.

Sist men inte minst vill jag än en gång slå ett slag för det här med kundgrupper. Det är lite osvenskt att kategorisera och stoppa in kunder i olika fack. Men det är så effektivt att göra det. Även här behöver man gemensamt definiera när en kund är A, B eller C, samt vilka villkor man kan vänta sig i de olika kategorierna. Det här sättet att jobba gör det väldigt enkelt för alla inblandade, ta exempelvis om en kund gärna vill förhandla om förändrade villkor, då är det alltid lättare att kunna definiera vad man förväntar sig för motprestationer.

Kontentan – Känn din kund så kommer era affärer bli både mer säkra och lönsamma! Nästa vecka ska vi belysa hur de dagliga rutinerna ska återspeglas i er kreditpolicy.

Önskar att solen ska skina på er tills vi hörs igen.

Know, your, customer.

 

 

Guide för start av e-handel i Norge!

Hej,

Vi har nu ett väldigt stort tryck från e-handlare som vill sälja i Norge och följaktligen behöver sätta upp en bolagsform där. Vi får nästan dagligen frågor och vi kan se att frågeställaren inte alltid förstår eller kan tillgodogöra sig våra svar via telefon. Därför har vi tagit fram en Guide till e-handlare för att underlätta för Er att se vad som krävs och vad Ni behöver göra där. Den är lång så se det som en Teaser vill Ni ha hela så maila eller ring mig bara så skickar jag över den till Er. Vi kommer även att gå igenom den på lunchseminariet för e-handlare som vi på Svea har i Stockholm den 19/5. För den som vill ställa lite frågor är det ett bra tillfälle att göra det.

Vi rekommenderar för det mesta våra kunder att bilda ett så kallat NUF i Norge då vi anser att det i de allra flesta fall för e-handlare är att föredra. Bl.a. för att man i ett NUF inte behöver redovisa någon vinst och därmed inte behöver tänka på andra skatter än tull och moms. Därför har vi i vår Guide valt att jobba utifrån ett NUF.

Guide ehandel till Norge via NUF

Det första som skall göras är att bilda ett NUF. Det skall alltid göras innan man sätter igång att leverera varor när man som säljare står för tull och moms i Norge. Man behöver alltid ett ombud i Norge när man har ett NUF (lagkrav). Följande behövs för att sätta igång:

-Registreringsbevis (beställs från bolagsverket) skall vara stämplat och signerat (av bolagsverket) avgift 250 kr. (VAT Adviser beställer detta för kunds räkning)
– Protokoll från styrelsemöte (se bilaga). (Skickas in till VAT Adviser från Kund)
– Registreringsblankett ”Registrering av Selskapet” (görs av VAT Adviser)
– Beställ Norskt bankkonto (görs av kund) är ett krav. Bör göras omgående då det kan ta lite tid att få ett konto i Norge. Dock så måste ett NUF vara registrerat och ha fått ett orgnr innan man kan aktivera ett Norskt bankkonto.

Momsregistrera NUF när omsättningen överstigit NOK 50 000

När NUF har omsatt NOK 50 000 netto får man (skall man) momsregistrera NUF. Men först då (det finns möjlighet att förregistrera NUF om man vet att man kommer att omsätta NOK 50 000 netto snabbt). Följande görs i detta skede:

– Skicka in underlag på att NOK 50 000 är utfakturerat netto (Moms skall faktureras från start) (Görs av kunden).
– Momsregistrering görs (VAT Adviser och ombud).

Övriga punkter i Guiden är:

-Vad skall stå på fakturan
-Bokföring och redovisning av NUF

Som sagt ring mig gärna eller mail om Ni har frågor eller vill ha hela Guiden. Eller allra helst kom till vårt seminarie den 19/5 och ställ frågor där.

Med vänlig hälsning
Stefan

stefan.ekmark@vatadviser.se
031 708 72 08