Skydd mot orättvisa betalningsanmärkningar

Regeringen har lämnat en proposition (ett förslag till beslut) till Riksdagen för att minska risken för att en privatperson skall drabbas av en betalningsanmärkning för en skuld som hon eller han inte känner till.

Vissa av statens och kommunernas fordringar lämnas direkt till Kronofogdemyndigheten för indrivning efter beslut, så kallade A-mål. När fordran registreras hos Kronofogdemyndigheten får kreditupplysningsföretagen informationen och registrerar händelsen i sina register. I och med den registreringen får personen en betalningsanmärkning vilket gör att man helt plötsligt inte är kreditvärdig, utan att man vet om det.

Tidigare har det varit som så att om man betalar skulden ”skyndsamt”, så tas anmärkningen bort hos Kronofogdemyndigheten – den sekretessbeläggs, och kreditupplysningsföretagen är tvungna att ta bort anmärkningen i sina register. Men då kanske skadan redan är skedd – den drabbade kan ha blivit nekad krediter på grund av en anmärkning man inte visste man hade. Får man sedan en ny skuld i A-mål inom 2 år, så tas sekretessbeläggningen bort för den gamla skulden och kreditupplysningsföretagen registrerar detta och kreditvärdigheten är som bortblåst.

I och med det nya förslaget, som troligtvis kommer att gälla från maj 2018, måste Kronofogdemyndigheten informera om att skulden finns och att man kan betala omgående och kreditupplysningsföretagen få inte registrera skulden direkt. Då har man cirka 14 dagar på sig att reglera skulden till Kronofogdemyndigheten och först efter den tidsfristen får kreditupplysningsföretagen information om skulden förutsatt att den fortfarande inte är betald.

Förändringen kommer att innebära att fler personer blir kreditvärdiga vilket borde vara en win-win för både privatpersoner och kreditgivare. En affär behöver inte längre gå förlorad på grund av en skuld som egentligen inte finns. Det blir istället E-målen, dvs de privata företagens fordringar,  som kommer att få en större betydelse i värderingen av kreditvärdigheten hos en privatperson.

CreditScore-300x200

Har du koll på GDPR? Annars är det bråttom nu

Har du koll på GDPR – General Data Protection Regulation – EU:s nya Dataintegritetslagstiftning som träder i kraft 25 maj 2018?

Långt kvar till dess? Nja inte direkt – den nya lagen innebär en jätteomställning för många företag som hanterar personuppgifter och med tanke på att du kan få betala vite om upp till 20 miljoner euro om du inte uppfyller villkoren så är det hög tid att börja planera.

Lagen gäller alltså alla företag som bedriver verksamhet inom EU eller riktat mot EU-medborgare och som hanterar personuppgifter. Lagen har kommit till för att skydda konsumenternas integritet, inte för att underlätta för dig som registrerande företag.

Några av de viktigaste skyldigheterna i den nya lagen är:

Medgivande
Du måste alltid hämta ett godkännande från personen du ska registrera uppgifter om.

Tillgång
Personen har alltid rätt att ta del av uppgifterna du registrerat om denne. Och du måste så klart se till att det verkligen är rätt person du lämnar ut informationen till vid en förfrågan.

Rättning
Personen har rätt att få eventuell felaktig information korrigerad.

Radering
Personen har rätt att bli raderad ur dina register – och det även om den tidigare godkänt din registrering. En slags ångerrätt som du måste uppfylla.

Portabilitet
Personen har alltid rätt att begära att informationen du registrerat överlämnas till en annan part, till exempel en av dina konkurrenter för att personen vill byta leverantör.

I Sverige är det Datainspektionen som kommer att se till att lagen efterföljs och det är till dem du till exempel måste anmäla (inom 72 timmar) om personuppgifter kommit på avvägar.

Hur förbereder man sig för det här?
Ja, det har sagts att det här är en av de viktigaste uppgifterna för ledningsgrupper i större företag under 2017. För de allra flesta kommer det att ta tid att genomföra och det kommer inte att bli lätt. Och det väcker så klart en hel del frågor: Vilka och hur många av systemen i vår organisation innehåller personuppgifter? Hur hanterar vi tredje part, externa leverantörer och eventuella molntjänster? Vilka i vår organisation måste vi engagera – IT, Compliance, Produktion? Funkar det för oss om vi avidentifierar uppgifterna och istället pseudonymiserar dem?

Börja nu
Det viktigaste är att vara ute i god tid och se till att högsta ledningen är med på tåget. Sedan gäller det att tillsätta en projektgrupp som helt enkelt får kavla upp ärmarna och göra en ordentlig inventering av hur det ser ut i er organisation.

En ordentlig ”morot” kan så klart vara att inte riskera vite om 20 miljoner euro…

Paragraftecken-300x212

KYC – Know your customer

Vem gör du affärer med?

Frågan kan förefalla larvig eller självklar. Alla vet ju vem Per Persson är, men är det Per Persson AB eller HB eller KB eller en Enskild firma?

Att göra affärer med rätt företagsform avgör om vi över huvud taget kan kräva kunden om han inte betalar. Fel identitet på kunden inte bara fördröjer handläggningen, utan kan i sin förlängning försätta företaget i en pinsam skadeståndssituation.

Det finns mycket att lära om associationsformer (bolagsformer). Ur din synvinkel som kreditgivande företag är det absolut nödvändigt att kunna svara på frågor som:

  • Vilken associationsform har min kund?
  • Vem eller vilka har rätt att ingå avtal eller göra affärer för företagets räkning?
  • Vem bär ansvaret för att jag verkligen får betalt?
  • Vilka offentliga register och handlingar bekräftar att företaget är seriöst?

Har du svaret på frågorna kan det vara skillnaden mellan en bra affärsrelation och en kreditförlust.

Vad som gäller för de olika företagsformerna kan du läsa mer om här i ett av mina tidigare blogginlägg

handshake-300x268

Tips om bra julläsning

Nu tänkte vi ta lite ledigt över jul och nyår men vill passa på att tipsa om lite bra läsning i vårt senaste nummer av Update. Här hittar du artiklar om betalindex som lär dig mer om din kunds betalningsmönster, de höjda kraven på information för dig som handlar med konsumenter och mycket mer.

Update nr 4 2015

Ha en riktigt God Jul och ett Gott Nytt År, så hörs vi 2016 igen.

paket-granar-turkos-bakgrund-300x200

Så undviker du onödiga konkurser

I dagens informationssamhälle är det julafton varje dag, när relevanta nyhetsbrev dimper ner i mailboxen, spännande diskussioner pågår i olika intressegrupper på sociala media eller när man på olika möten blir uppdaterad om det senaste. Detta är ju en stor del av mitt arbete på Svea Ekonomi, att fånga upp de trender och förändringar som kan komma att påverka er företagare.

Ett exempel är det jag läste häromdagen, i Ackordcentralens senaste nummer av deras nyhetstidning, om alla de onödiga konkurser som sker på grund av okunskap och skam. Enligt en undersökning av StyrelseAkademien behövs det mer kunskap om obeståndsfrågor i svenska företags styrelser.

I undersökningen visar det sig att:
6 av 10 tillfrågade personer ser det som en skam att ha suttit i ett bolag som hamnat på obestånd
Nära hälften känner till någon som avgått i förtid på grund av en eventuell obeståndssituation
8 Av 10 tror inte att styrelseledamöter har tillräckliga kunskaper om de personliga ansvarsfrågorna vid ett obestånd
6 av 10 valberedningar värdesätter inte styrelseledamöters erfarenheter i en obeståndssituation

Läs hela artikeln på sidan 6-7 här: http://ackordscentralen.sidvisning.se/nr3_2015/

Team illustration

Kan man ingå avtal med omyndiga?

Vi får ofta frågan om vad som gäller vid försäljning till omyndiga – kan jag sälja till någon under 18 år överhuvudtaget och finns det i så fall några begränsningar när det kommer till vad eller hur jag får sälja? Svaret är att du kan sälja till omyndiga men det finns några begrepp som du bör ha koll på, vi reder ut vad som gäller här.

Omyndiga
Fysiska personer har vad man brukar kalla ”rättskapacitet”. Med rättskapacitet menas att alla fysiska och juridiska personer, och i vissa fall potentiella som ofödda barn, har rätt att äga egendom (rättskapacitetens positiva sida) samt att ha skulder och förpliktelser (rättskapacitetens negativa sida). Exempelvis kan en treåring äga en fastighet, till exempel på grund av arv.

Man måste skilja mellan rättskapacitet och den rättsliga handlingsförmågan – ”handlingskapaciteten”.  Med handlingskapacitet menas en persons rätt att själv köpa, sälja eller ingå avtal eller liknande.

I Sverige blir man myndig vid 18 års ålder. Det medför att man måste vara 18 år för att ingå avtal. Avtal med underårig kan alltså förklaras ogiltigt. Om den underårige däremot lurats, till exempel med falskt id-kort, kan han bli skadeståndsskyldig. Vid 16 års ålder får man använda pengar man själv tjänat till i stort sett vad man vill. Om föräldrarna däremot anser att egendomen 16-åringen har är skadlig för honom kan föräldrarna omhänderta den.

Vuxna utan full rättskapacitet 
Tidigare gällde att den som fyllt 18 år men inte kunde ta hand om sig själv eller sin egendom under vissa förutsättningar omyndigförklarades av domstol. Från och med 1 januari 1990 avskaffades institutet omyndighetsförklaring. Ingen människa ska längre kunna fråntas hela sin rättskapacitet. Däremot finns efter 1990 möjlighet för domstolen att förordna om god man eller förvaltare.

God man
Om någon på grund av sjukdom eller hämmad förståndsutveckling inte kan sköta sina angelägenheter på ett acceptabelt sätt, kan han få en god man utsedd åt sig. Den gode mannen ska hjälpa sin huvudman att förvalta egendom, bevaka hans rätt och på annat sätt tillvarata hans intressen.

Den gode mannen ska ha huvudmannens godkännande för sitt agerande. När det gäller vardagliga handlingar, till exempel att handla mat eller betala hyran, anser man att det finns ett samförstånd om inte huvudmannen sagt något annat. Om den gode mannen ingått avtal som huvudmannen inte samtyckt till ska gode mannen ersätta tredje person den skada som uppkommit. Så även om man fått en god man utsedd har man som huvudman fortfarande kvar sin fulla rättskapacitet.

Förvaltare
Om godmanskap inte är tillräckligt för att hindra att en person skadar sig själv eller sin egendom, kan en förvaltare utses. Förvaltare kan utses åt utvecklingsstörda, psykiskt sjuka och åt gamla som inte kan ta vara på sig själva eller sin egendom. Förvaltarskapet skräddarsys för den individ det gäller. Förvaltarskap kan innebära att den som fått en förvaltare utsedd åt sig inte själv kan teckna avtal eller skuldsätta sig.

Vad måste jag då tänka på som säljare?
Ja, här är vi tillbaka till det vi alltid trycker på – du måste ta reda på vem du säljer till. Inte bara för att säkerställa att du får betalt i tid för din fordran som vi pratat om många gånger tidigare utan även för att se till att det avtal du tecknar med kunden verkligen är giltigt rent juridiskt.  Det enklaste sättet att ta reda på om din kund har rätt att ingå avtal är att ta en kreditupplysning, då får du svar både på om du rent rättsligt kan teckna ett avtal med kunden och om kunden har förmåga att betala det ni avtalat.

blogg

När och hur får man kräva dröjsmålsränta?

Dröjsmålsräntedebitering har ett förebyggande syfte att få kunderna att betala på rätt sätt och att prioritera dig och ditt företag. Debiteringen visar att vi inte accepterar olovliga räntefria lån, som det ju faktiskt är fråga om ifall man inte betalar sina fakturor i tid. Dröjsmålsräntedebiteringen har även ett lite ”straffande” syfte att förmå kunderna att följa ingångna avtal och på så sätt se till att du får betalt för dina ränteförluster. Korrekt och rationellt utförd är dröjsmålsräntedebiteringen ditt företags effektivaste ”Inkasserare”.

Räntelagen
Det är bara i Skandinavien som det finns en specifik lagstiftning kring dröjsmålsränteförfarande. Dröjsmålsränta accepteras visserligen i många länder men då måste man avtala skriftligt om det. Har du inte avtalat några särskilda villkor med din kund om dröjsmålsräntan gäller Räntelagen (1975:635) – se särskilt 3 § och 4 §. 

Hur hög dröjsmålsränta bör man ta ut?
Med tanke på lagens mycket låga nivå på dröjsmålsräntan är det nödvändigt att avtala om högre räntenivå annars kan man bli utnyttjad som en billig finansieringskälla. Räntesatsen bör uppgå till cirka 2,0 procent per månad, vilket gör en årsränta på 24,0 procent.

När ska man skicka en räntefaktura?
Separat räntefaktura beräknas efter den försenade betalningen mottagits och produceras i samband med uppdatering av reskontran.

Om din kundkrets utgörs av konsumenter har det visat sig vara effektivt att ta ut räntan som en separat post på nästföljande faktura till kunden och baka in den i totalbeloppet på inbetalningskortet – istället för att skicka en separat räntefaktura.

När ska en räntefaktura betalas?
Det finns ingen anledning att lämna kredit på en dröjsmålsräntefaktura. Förfallodag bör därför anges till ”Förfaller till omgående betalning”. För att undvika onödigt administrativt arbete och irritation hos dina kunder bör du däremot lägga på några dagar internt i ert reskontrasystemet – förslagsvis 8 – 10 dagar.

Stör jag kundrelationen med att ta ut en dröjsmålsränta?
Nej det gör du inte, du och din kund har ingått ett avtal som kunden faktiskt bryter genom att inte betala sina fakturor i tid. Det är inget konstigt med att du vill ha ersättning för dina ränteförluster, tvärtom är det en förutsättning för din egen verksamhet och fortsatta affärer.

Paragraftecken-300x212

Vänj inte kunden vid att läsa påminnelser

Fortfarande ser man företagare skicka upp till 3 – 4 påminnelser kanske i förhoppning om att kunderna skall uppskatta att man inte skickar fakturan till inkasso. Vad man egentligen gör är att man vänjer kunden vid att betalningspåminnelser är en del i den affärsuppgörelse man har. Följden kan ju bli att kunden tror att ditt företag ej förväntar sig betalning förrän efter den 4:e påminnelsen.

Samma förödande effekt har förtryckta påminnelser där kunden redan i första påminnelsen kan konstatera att du kommer att skicka ytterligare 3 påminnelser. Detta är ju rena inbjudan till att säga att man inte förväntar sig betalning förrän efter det att hela kedjan av brev har utsänts.

Du har laglig rätt till en påminnelseavgift om f n 60 kronor om överenskommelse träffats senast i samband med skuldens tillkomst. Men man får enligt lag bara ersättning för en (1)påminnelse för en och samma faktura. Rekommendationen från lagstiftaren är – när det gäller svenska kunder – att bara skicka en (1) påminnelse. Det är enligt min uppfattning också policyn i allt fler branscher och framförallt i storföretagen där man har ett högt medvetande om vad varje utestående kreditdag kostar och att risken stiger med åldern på fordringarna. Vid export får man naturligtvis anpassa sig till respektive lands kutym.

Det bör kanske nämnas att det inte finns några formella krav på hur betalningspåminnelsen skall se ut. Det finns heller inget som säger att man måste skicka någon betalningspåminnelse alls innan man vidtar inkassoåtgärd.

Betalning-350x233

Kreditskolan – del 1

Ja, att man ska ha en kreditpolicy är vi ju överens om nu, eller hur? Men hur ska man då tänka kring detta? Hur detaljerad behöver man vara?

Jag tycker att man ska utgå från dessa 4 spår:

  • Avtalsvillkoren
  • Känn din kund
  • De dagliga rutinerna
  • Avvikelserna från avtalen

Vi tar dem del för del och börjar med den första punkten, de superviktiga avtalsvillkoren, som absolut inte får förvanskas och ändras från gång till annan. Åtminstone inte om den som signar med kunden inte är fullt införstådd i vilka konsekvenserna blir. För det är avtalsvillkoren som styr hela din kravprocess – vilka steg du kommer kunna ta och vilka avgifter du kommer kunna kräva vid en utebliven betalning.

Något jag absolut rekommenderar är att man jobbar med kundgrupper, det blir mycket lättare att hantera differentierade villkor då. Ta kontroll över avvikelserna: När är en kund befogad att flyga under radarn och få andra förutsättningar?

Tänk på att ni måste definiera vad som gäller med faktureringsavgifter, betalningsvillkor, räntesatser osv i era avtalsvillkor. Det räcker inte att visa ut villkoren på fakturan, när den väl går ut ska detta redan vara godkänt och klart. Gör det inte svårare än att avtalen görs tillgängliga på er hemsida, en skylt i butiken eller som bilaga till er prislista/offert.

Ska några av dessa villkor sedan få ändras av exempelvis en säljare så bör även det definieras i policyn. Se till att alltid förankra och samarbeta internt gällande er kreditpolicy, naturligtvis måste hela dokumentet gå i linje med företagets mål och visioner. Den ska alltid kommuniceras ut till alla som tar kreditbeslut, ekonomiavdelningen samt de som har kundkontakter, speciellt säljarna. Oftast är det de som är ute och träffar kunder, vilket innebär att alla möjliga överenskommelser kan göras. Toppen vore det ju då om de vet till vilken gräns de får vara kreativa!

Syftet med er policy är att ta kontroll över er kreditgivning samt skapa arbetsro, alla ska veta vad som gäller. En klassisk frågeställning är:  När säljer vi på 14 dagars kredit och varför, och vem får lov att frångå det och erbjuda 30 dagar?

Som jag nämnde tidigare, fundera över att börja kategorisera era kunder. Detta kommer ge er möjlighet att under kontrollerade former kunna erbjuda olika typer av upplägg. Men det berör vi lite närmare nästa gång när vi ska prata om vikten av att känna sin kund!

uffetufftest

Sälja på kredit – läskigt eller en framgångsfaktor?

Vet ni hur ofta jag hör från olika håll att man måste hålla sig till e-postpolicyn, eller att man inte får göra si eller så på grund av sociala mediapolicyn. Toppen! Men, hur står det till med det viktigaste av allt, kreditgivningen på företaget?

Jag pratar med hundratals företagare varje år, där man antingen slår sig för bröstet och berättar hur man toksäljer av en fantastisk produkt man är ensam om, eller så är en ekonomiperson frustrerad över att kunderna inte betalar i tid. Stämningen mellan sälj/marknad och ekonomiavdelningen är nog oftast lite frostig, just beroende på att den ena vill öppna gapet och den andra vill vara lite försiktig.

Varför får man inte ner på pränt exakt vad som ska gälla vid försäljning på kredit? Sätt ramverket! Är man så duktig så att man får ner i skrift hur personalen ska vårda varumärket på sociala media, då borde det inte vara svårt att även få till en kreditpolicy. Ett dokument som gör livet på båda sidor mycket lättare. De interna konflikterna ebbar ut och varje individ vet hela tiden vad som gäller i de allra flesta fallen. För undantag från regeln finns det alltid. Förlora aldrig er flexibilitet, samarbetsvilja och chansningarna i vissa affärer. Men sätt reglerna för den stora massan.

Jag kommer att ge er tips på vilka frågor ni som organisation måste svara på. Jag säger organisation och inte ekonomiavdelning, för detta är ett samarbete. Sälj-/marknadschef måste tillsammans med ekonomi-/kreditchef komma fram till den gemensamma linjen som ska gälla, till vilken gräns varje enskild individ får ta egna beslut. Naturligtvis ska detta, superviktiga dokument, gå i linje med företagets mål. Vad har man satt upp för omsättningsmål och vilka kalkylerade kundförluster har man tagit höjd för?

Dags att bygga broar! Vi hörs vidare kring detta ämne under sommaren under begreppet Kreditskolan.

Compliance risk2