5 tips för balans mellan prestation och hållbarhet

Vid den här tiden på året haglar det inspirationsseminarier av alla möjliga slag. Man får chansen att bli en bättre och vassare medarbetare, duktigare chef och en vänligare vän. Jag har sällan tid att gå på så många seminarer, men däremot läser jag gärna mycket och ofta. En intressant vinkling av ordet ”hållbarhet”, som oftast brukas i samband med miljöfrågor, börjar även diskuteras i samband med arbetsmiljö. Vi vill ju såklart uppnå balans mellan prestation och hållbarhet i arbetslivet.

Varför skriver jag om detta i den här bloggen tänker du kanske? Jo, jag tänker ett steg framåt. Happy, välmående och glad personal gör finfina resultat. Dessa resultat kommer naturligtvis att avspeglas i hur företaget går och mår. Tänk också på att dina medarbetare ”gör som du gör – inte som du säger”. Därför är det viktigt att införa några rutiner för att just uppmuntra till den här balansen:

Det finns ett beteende som kallas ”bråttombeteende”, vilket innebär att man av vana alltid går jättefort i korridorerna, man bollar flera arbetsuppgifter samtidigt och ”bara för att” hetsar man sig igenom möten. Varför egentligen?

1. Försök att ta en person med handen i kakburken. Märker du signaler på stress – agera! Lyft frågan, hellre en extra gång än en för lite. Bättre att vara uppmärksam och identifiera avvikande beteenden så kan situationen säkert räddas. Det är också en väldigt tydlig form av bekräftelse, vilket alla suktar efter.

2. Ta en funderare på om du måste skicka jobbmail till personalen vid elva på kvällen? Det kan leda till att medarbetarna känner en press att behöva vara tillgängliga utanför arbetstid.

3. Uppmuntra personalen att vara delaktiga i utveckling. Känslan av att (till viss del) kunna få vara med och utveckla skapar engagemang.

4. Skapa en kultur där medarbetarna har mandat att ta egna beslut till de gränser som passar. Det skapar handlingskraft som kommer att ge resultat i verksamheten.

5. Ta er tid att ha lite gemensamhetstid. Det är väldigt sunt att bygga broar och prata lite annat än jobb emellanåt. Vi ska inte förringa afterworks och andra former av teambuilding.

Hur jobbar ni med att skapa en hälsosam balans på er arbetsplats? Skriv gärna och berätta i kommentarerna nedan.

Med dessa ord väljer jag att logga ur för idag, efter en tuff arbetsvecka – apropå balans! : )

happy friends meeting and drinking tea or coffee

 

Så undviker du onödiga konkurser

I dagens informationssamhälle är det julafton varje dag, när relevanta nyhetsbrev dimper ner i mailboxen, spännande diskussioner pågår i olika intressegrupper på sociala media eller när man på olika möten blir uppdaterad om det senaste. Detta är ju en stor del av mitt arbete på Svea Ekonomi, att fånga upp de trender och förändringar som kan komma att påverka er företagare.

Ett exempel är det jag läste häromdagen, i Ackordcentralens senaste nummer av deras nyhetstidning, om alla de onödiga konkurser som sker på grund av okunskap och skam. Enligt en undersökning av StyrelseAkademien behövs det mer kunskap om obeståndsfrågor i svenska företags styrelser.

I undersökningen visar det sig att:
6 av 10 tillfrågade personer ser det som en skam att ha suttit i ett bolag som hamnat på obestånd
Nära hälften känner till någon som avgått i förtid på grund av en eventuell obeståndssituation
8 Av 10 tror inte att styrelseledamöter har tillräckliga kunskaper om de personliga ansvarsfrågorna vid ett obestånd
6 av 10 valberedningar värdesätter inte styrelseledamöters erfarenheter i en obeståndssituation

Läs hela artikeln på sidan 6-7 här: http://ackordscentralen.sidvisning.se/nr3_2015/

Team illustration

Att köpa eller bli såld till?

Alla företag behöver ju en tillströmning av nya kunder, oavsett försäljningskanal, bransch och produkt. Men många vittnar om att det blir svårare och svårare att ta nya marknadsandelar. Vad kan detta bero på?

Jag tog en fika med Social Selling-gurun Fredrik Steinholz och han har en hel del spännande att berätta om. Min uppfattning efter vårt möte är att försäljningsprocessen har förändrats totalt, kartan är omskriven och kompassen är upp och nervänd. Nja, kanske inte riktigt, men nästan. Våra sociala media kanaler handlar ju långt ifrån endast om gulliga kattfilmer, gastronomiska mattallrikar och selfies. Nä, de svämmar bokstavligen över av recensioner och tyckanden kunder emellan gällande just våra tjänster och produkter. Detta innebär i klartext att våra digitalt intresserade kunder är ruggigt kompetenta och pålästa när de eventuellt lyfter luren och ringer oss, säljande företag.

Ringer man en kund som är i helt fel fas i sin inköpsprocess så finns risken att den kontakten blir svår att bearbeta framöver. Det gäller att vara varsam och försiktig när man ringer kalla samtal. Vi bör istället hitta nya infallsvinklar när vi kontaktar kunder som inte insett att de har ett behov av våra tjänster ännu. Skapa istället förtroende, övertyga marknaden om att just du och ditt företag är svaret på all vånda och motgång när det väl är dags att lösa ett problem.

Man ska ju inte bara se sociala media som ett hot, där osanningar om era tjänster frodas. Se det istället som alla tiders möjlighet att sprida kompetens och kunskap som bara du besitter! Det är smart, listigt och kundvänligt. Jag är definitivt en av dem som vänligt med väldigt bestämt tackar nej till att ”bli såld till” per telefon – tipsa mig istället om platser på nätet där jag kan få läsa på, jämföra och känna efter.

Hur tänker du gällande försäljning, både som säljare och som potentiell kund? Skriv gärna i kommentarerna nedan.

Vill du lära dig mer om Social Selling, då tycker jag definitivt att du ska läsa Fredriks skola hos driva-eget.se

Billing city m2m

Stör jag kundrelationen när jag skickar påminnelse?

Många företagare tycker att det är obehagligt att påminna sina kunder om att de inte har fullföljt sin del av affären nämligen att betala inom den tid som var överenskommet. För varje dag som löper utan att du fått betalt förlorar du pengar och affären blir i takt med tiden allt sämre för din del. Om ditt företag omsätter 100 MSEK kostar varje dag dig sammantaget  60 000 SEK vid kalkylränta 15 procent.

Dessutom ökar bevisligen risken för utebliven betalning (konkurs) och/eller reklamationer (ofta konstruerade) ju äldre fordran blir. Hur bör då påminnelse utformas? Vad är syftet med påminnelsen? När ska man skicka en påminnelse och hur många ska man skicka?  Frågorna kan vara många och för att kunna svara på dem tittar vi först på:

Varför betalar inte kunderna inom överenskommen tid?
När man skall lägga upp sin ”inkasseringsstrategi” är det viktigt att ställa sig frågan – varför håller inte mina kunder ingånget avtal? (dvs varför betalar de inte i rätt tid?)

De vanligaste orsakerna till betalningsförsening brukar vara;

  1. Reklamationer – ofta tyvärr påhittade, och uppfinningsrikedomen kan vara stor
  2. Otydliga avtalsvillkor – t ex var och hur ska betalning ske
  3. Pengar sägs vara på väg
  4. Ont om likvida medel
  5. Kunden optimerar sin egen lönsamhet (Cash Management) genom att betala så sent som möjligt och det har ju gått förut

Så förstärks betalningsviljan
Syftet med påminnelsen är att se till att förstärka kundens vilja att fullfölja sin del av avtalet m a o betala per omgående eftersom den överenskomna betalningstiden redan förbrukats. Då måste utformningen av texten i påminnelsen få kunden att inse nödvändigheten i att hen ska prioritera betalning av just din faktura före alla andras (hen har kanske ont om likvida medel) eftersom konsekvenserna blir mest kännbara av att ignorera ditt brev (ditt företag tar ju ut full kostnadsersättning och talar i klarspråk vad som händer om kunden inte hör av sig eller betalar).

Ju snabbare efter fakturans förfallodag du skickar påminnelsen desto snabbare får du besked om eventuella s.k. ”betalningsförseningsorsaker” (se punktlistan) ) och det är ju jätteviktigt för då kan du snabbt åtgärda eventuella fel eller missförstånd och kunden kan betala. Hur snabbt efter fakturans förfallodag påminnelsen bör skickas beror naturligtvis på typ av kund och vilken kredittid du lämnat. För snabbt innebär förmodligen en massa onödig irritation och extra arbete. Men säg normalt inte snabbare än 4 -5 dagar efter förfallodagen och inte senare än efter än 10-11 dagar.

Vänj inte kunden att läsa påminnelser
Fortfarande ser man företagare skicka upp till 3-4 påminnelser kanske i förhoppning om att kunderna skall uppskatta att man inte skickar dem på inkasso. Vad man egentligen gör är att man vänjer kunden vid att betalningspåminnelser är en naturlig del i den affärsuppgörelse man har och konsekvensen blir då att kunden tror att du ändå inte förväntar dig betalning förrän efter 4:e påminnelsen. Kunden tror kanske också att du förmodligen tagit extra betalt redan i prissättningen för att täcka ytterligare kostnader för påminnelsehanteringen. Använder du dessutom förtryckta påminnelseblanketter med texten ”1 (4)” ja då är det rena inbjudan till en lång och härligt utsträckt kredittid för din kund.

Kostnader
Du har rätt enligt lag att ta ut en påminnelseavgift om f n 60 kronor om du informerat/överenskommet om det med kunden senast i samband med skuldens tillkomst. Du har bara rätt att ta ut en (1) påminnelseavgift för en och samma faktura. Så redan i lagstiftningen har du rekommendationen att bara skicka en (1) påminnelse. För svenska kunder kunder ska sägas – för när du exporterar får du så klart anpassa dig efter respektive lands kutym och villkor.

Måste man skicka en påminnelse?
Nej, det finns inget i lag som säger att du måste skicka en påminnelse innan du skickar din kund på inkasso. Många anser att det tillhör god kreditsed att skicka påminnelse men du är alltså inte tvungen att göra det.

Jag hoppas att rädslan för att påminna sina kunder om betalning är på väg bort, det är klart att man ska vara rädd om sina kundrelationer men man ska inte heller låta sig utnyttjas av företag som inte håller avtalsvillkor. Ni är ju faktiskt två parter i avtalet.

blogg-png-300x200

 

 

 

3 tips vid val av finansieringsform

I veckan var vi och träffade företagare i Malmö. Ca 150 morgonpigga Malmö-bor åt frukost med oss och lyssnade på våra råd om hur man gör säkrare och lönsammare affärer. Det som är så himla fantastiskt med att få vara ute och åka runt i landet och träffa er duktiga, engagerade och ambitiösa företagare i olika storlekar, är att ni förmedlar en massa bra saker som vi tar med oss. Ibland leder det till att vi tar fram nya tjänster och ibland blir det en bekräftelse på att vi gör rätt saker.

Det här med finansiering är verkligen ett ämne som intresserar många. Antingen behöver man nytt kapital för en investering, eller så kan det ibland handla om att man måste få in lite förskott på fakturorna för att täcka upp ojämn försäljning. Skälen är många och varierande.

Jag tycker att de tre orden ”flexibilitet, trygghet och långsiktighet” är en bra sammanfattning av tre snabba råd att tänka på vid val av finansieringsform.

– Flexibilitet. Se till att ni inte fastnar i en massa krav på tidsbestämda eller volymbaserade villkor. Behöver ni endast utnyttja en finansiering en viss period så ska ni kunna vara fria att göra det.

– Trygghet. Vid fakturaköpstjänster tycker jag att det är en faktor att kunna slippa kreditrisken. Se till att er leverantör jobbar ”Utan regress”, vilket innebär att de inte kommer tillbaka och kräver igen pengar om kunden inte betalar.

-Långsiktighet. Det kommer mycket gott ur långsiktiga relationer när det gäller finansiering, tex kan villkor bli bättre med tiden, då man lär känna varandra och även finansiären kan se åt vilket håll utvecklingen går. Tänk på att sätta er noggrant in i villkoren om ni väljer att jobba med riskkapital.

Har ni andra tankar kring finansiering? Har någon möjligen testat crowdfunding? Vore spännande att ta del av era erfarenheter, skriv nedan i kommentarerna.

world currency coins and calculator

 

 

Kan man ingå avtal med omyndiga?

Vi får ofta frågan om vad som gäller vid försäljning till omyndiga – kan jag sälja till någon under 18 år överhuvudtaget och finns det i så fall några begränsningar när det kommer till vad eller hur jag får sälja? Svaret är att du kan sälja till omyndiga men det finns några begrepp som du bör ha koll på, vi reder ut vad som gäller här.

Omyndiga
Fysiska personer har vad man brukar kalla ”rättskapacitet”. Med rättskapacitet menas att alla fysiska och juridiska personer, och i vissa fall potentiella som ofödda barn, har rätt att äga egendom (rättskapacitetens positiva sida) samt att ha skulder och förpliktelser (rättskapacitetens negativa sida). Exempelvis kan en treåring äga en fastighet, till exempel på grund av arv.

Man måste skilja mellan rättskapacitet och den rättsliga handlingsförmågan – ”handlingskapaciteten”.  Med handlingskapacitet menas en persons rätt att själv köpa, sälja eller ingå avtal eller liknande.

I Sverige blir man myndig vid 18 års ålder. Det medför att man måste vara 18 år för att ingå avtal. Avtal med underårig kan alltså förklaras ogiltigt. Om den underårige däremot lurats, till exempel med falskt id-kort, kan han bli skadeståndsskyldig. Vid 16 års ålder får man använda pengar man själv tjänat till i stort sett vad man vill. Om föräldrarna däremot anser att egendomen 16-åringen har är skadlig för honom kan föräldrarna omhänderta den.

Vuxna utan full rättskapacitet 
Tidigare gällde att den som fyllt 18 år men inte kunde ta hand om sig själv eller sin egendom under vissa förutsättningar omyndigförklarades av domstol. Från och med 1 januari 1990 avskaffades institutet omyndighetsförklaring. Ingen människa ska längre kunna fråntas hela sin rättskapacitet. Däremot finns efter 1990 möjlighet för domstolen att förordna om god man eller förvaltare.

God man
Om någon på grund av sjukdom eller hämmad förståndsutveckling inte kan sköta sina angelägenheter på ett acceptabelt sätt, kan han få en god man utsedd åt sig. Den gode mannen ska hjälpa sin huvudman att förvalta egendom, bevaka hans rätt och på annat sätt tillvarata hans intressen.

Den gode mannen ska ha huvudmannens godkännande för sitt agerande. När det gäller vardagliga handlingar, till exempel att handla mat eller betala hyran, anser man att det finns ett samförstånd om inte huvudmannen sagt något annat. Om den gode mannen ingått avtal som huvudmannen inte samtyckt till ska gode mannen ersätta tredje person den skada som uppkommit. Så även om man fått en god man utsedd har man som huvudman fortfarande kvar sin fulla rättskapacitet.

Förvaltare
Om godmanskap inte är tillräckligt för att hindra att en person skadar sig själv eller sin egendom, kan en förvaltare utses. Förvaltare kan utses åt utvecklingsstörda, psykiskt sjuka och åt gamla som inte kan ta vara på sig själva eller sin egendom. Förvaltarskapet skräddarsys för den individ det gäller. Förvaltarskap kan innebära att den som fått en förvaltare utsedd åt sig inte själv kan teckna avtal eller skuldsätta sig.

Vad måste jag då tänka på som säljare?
Ja, här är vi tillbaka till det vi alltid trycker på – du måste ta reda på vem du säljer till. Inte bara för att säkerställa att du får betalt i tid för din fordran som vi pratat om många gånger tidigare utan även för att se till att det avtal du tecknar med kunden verkligen är giltigt rent juridiskt.  Det enklaste sättet att ta reda på om din kund har rätt att ingå avtal är att ta en kreditupplysning, då får du svar både på om du rent rättsligt kan teckna ett avtal med kunden och om kunden har förmåga att betala det ni avtalat.

blogg

Konvertering – inte bara för e-handlare

När vi pratar E-handel kommer ämnet konvertering upp ganska ofta. Vad är det? Hur mäter man och vad anses vara ”rätt” värde? Jag skulle faktiskt vilja ta detta ett steg vidare, även till er företagare och handlare som har en traditionell hemsida.

Gör era besökare det ni vill att de ska göra på er sajt? Trycker de på köpknappen? Laddar de ner produktblad? Fyller de i sina uppgifter för att få ert nyhetsbrev? Det här är något många fler ska börja mäta och optimera, för nu har vi pratat länge om sökordsoptimering: driv trafik till din sida/butik. Men vi pratar för lite om hur vi tar hand om de som hittar till er.

En helt normal konverteringsgrad för E-handlare är 1%. Dvs 1 av 100 besökare i butiken handlar. Det kan låta lite, men det är helt normalt, för de flesta åtminstone. Har du en väldigt nischad bransch med väldigt lite konkurrens så är konverteringsgraden säkert högre. Man kanske inte surfar runt och tittar på din typ av produkter? Hittar man till dig, ja då handlar man! : )

Så vad är konverteringshöjare? Här blandar vi faktiskt in känslor. Infinner sig ett lugn hos besökaren, då är vi nära. Skapa landningssidor som inger förtroende, är informativa och med bra bilder. Se även till att hela tiden vara tydlig med vem som står bakom butiken och att ni är lätta att nå ifall det skulle dyka upp frågor.

En mycket viktig faktor för bästa möjligheter till avslut är att sidorna laddar snabbt, ha inte för tunga bilder som tar tid att ladda. I många fall kommer över hälften av all trafik till olika sidor från mobila enheter, så testa din sida/butik så att du är medveten om hur snabbt man kan hoppa runt. Detta kan vara helt avgörande för hur fort man ger upp och går till nästa träff i söket.

Jag tycker också att det är viktigt att placera ut produkter av olika karaktär på olika sidor, tänk på de som kommer till er via ett sök i exempelvis Google. Se till att de landar på en sida som faktiskt handlar om det man sökte på, utan att behöva scrolla ner på sidan. Vi är lata och bekväma…

Sammanfattningsvis tycker jag att man ska se över dessa punkter:

Service – Hur tydlig är jag med min tillgänglighet? Kan man till och med serva besökaren live, med en chattfunktion?
Priset – Se till att vara tydlig med vad produkter kostar, erbjuder du finansiering så visa ut månadskostnaden. Vad är fraktfri gräns och vad kostar frakt? Undvik överraskningar vid avslut.
Förtroende – Skapa förtroende med olika markörer, visa vilka seriösa partners du jobbar med. Har du certifikat eller sigill, visa ut det! Mycket effektivt.
Sortiment – Ta hjälp av vänner och andra du litar på och låt dem klicka runt på sidan och feedbacka om upplevelsen, är det för många klick? Är produkterna grupperade på ett logiskt sätt?

Tänk på att ca 80% av besökarna aldrig scrollar ner, testa din sida/butik i olika enheter (desktop, laptop, mobil, platta). Satsa på att anpassa dig efter dessa enheter då surf- och köpupplevelsen är helt avgörande utifrån hur jag måste agera när jag hittat din sida.

Lycka till med att optimera din sida eller butik! Vore kul att höra om ni genomfört förändringar och hur det påverkade era avslut. Berätta gärna i kommentarerna.

Beautiful young woman using a mobile phone

Exporthandel inom EU – vad krävs av mig som säljare?

Hej,

I detta inlägg hanterar vi exporthandel. Förra delen handlade om EU handel. Det är inte samma sak i momsens värld. Export är när vi skickar till ett land utanför EU. Säljer vi inom EU så är det unionsintern handel. Semantik? Javisst men viktigt att hålla isär så att vi redovisar rätt.

Allt det vi skriver om i dessa inlägg gås igenom i våra utbildningar inom internationell moms och moms i förhållande till incoterms, som vi på Svea Ekonomi håller i höst. Mer om kursutbudet här.

Till skillnad mot i förra inlägget kring EU handel, kan det i fallet med export vara momsfritt att sälja varor. Det beror på olika faktorer som era leveransvillkor samt vilka regler som gäller i mottagarlandet.

När ni säljer på export så skall ni inte fakturera med Svensk moms om ni inte säljer med upphämtningsköp. Gör ni det så måste ni kunna bevisa att varan verkligen har lämnat landet annars måste Svensk moms faktureras. Alltså er kund måste kunna visa på exporthandlingar som bevisar att varan verkligen gått ut ur Sverige innan ni kan fakturera utan moms. Dessa bevis bör dessutom sparas hos er så att ni vid en revision i er tur kan bevisa för SKV att allt har gått rätt till.

Men vad gäller i mottagarlandet? Det är svårare att svara på. Det hänger helt enkelt ihop med vilka regler som gäller där och vilket leveransvillkor ni har valt.

Har ni sålt DDP dvs ni står för ev tull o moms i mottagarlandet så måste ni ta hänsyn till de lagar som styr dessa frågor i mottarlandet. I de flesta länder som har ett momssystem innebär det att ni dels måste betala importmomsen plus att ni antagligen blir skyldiga att på er kundfaktura ta upp det landets moms. Ofta innebär det i sin tur någon form av etableringsplikt. I Norge exempelvis måste man om man väljer detta leveransvillkor minst sätta upp ett sk NUF (filial) för att kunna redovisa importen på rätt sätt. Omsätter man mer än NOK 50 000 skall man dessutom momsregistrera sagda NUF och betala in denna moms till den Norska staten.

Väljer man ett leveransvillkor där kunden står för tull och moms så slipper man oftast ovan administration. Vill man göra livet enkelt vid exportförsäljning är ett leveransvillkor som inte fungerar som upphämtningsköp och inte heller står för fullständig leverans inklusive skatter, att föredra.

Lycka till med affärerna och har ni frågor kring detta är det bara att höra av sig till mig.

Globe-300x300

När och hur får man kräva dröjsmålsränta?

Dröjsmålsräntedebitering har ett förebyggande syfte att få kunderna att betala på rätt sätt och att prioritera dig och ditt företag. Debiteringen visar att vi inte accepterar olovliga räntefria lån, som det ju faktiskt är fråga om ifall man inte betalar sina fakturor i tid. Dröjsmålsräntedebiteringen har även ett lite ”straffande” syfte att förmå kunderna att följa ingångna avtal och på så sätt se till att du får betalt för dina ränteförluster. Korrekt och rationellt utförd är dröjsmålsräntedebiteringen ditt företags effektivaste ”Inkasserare”.

Räntelagen
Det är bara i Skandinavien som det finns en specifik lagstiftning kring dröjsmålsränteförfarande. Dröjsmålsränta accepteras visserligen i många länder men då måste man avtala skriftligt om det. Har du inte avtalat några särskilda villkor med din kund om dröjsmålsräntan gäller Räntelagen (1975:635) – se särskilt 3 § och 4 §. 

Hur hög dröjsmålsränta bör man ta ut?
Med tanke på lagens mycket låga nivå på dröjsmålsräntan är det nödvändigt att avtala om högre räntenivå annars kan man bli utnyttjad som en billig finansieringskälla. Räntesatsen bör uppgå till cirka 2,0 procent per månad, vilket gör en årsränta på 24,0 procent.

När ska man skicka en räntefaktura?
Separat räntefaktura beräknas efter den försenade betalningen mottagits och produceras i samband med uppdatering av reskontran.

Om din kundkrets utgörs av konsumenter har det visat sig vara effektivt att ta ut räntan som en separat post på nästföljande faktura till kunden och baka in den i totalbeloppet på inbetalningskortet – istället för att skicka en separat räntefaktura.

När ska en räntefaktura betalas?
Det finns ingen anledning att lämna kredit på en dröjsmålsräntefaktura. Förfallodag bör därför anges till ”Förfaller till omgående betalning”. För att undvika onödigt administrativt arbete och irritation hos dina kunder bör du däremot lägga på några dagar internt i ert reskontrasystemet – förslagsvis 8 – 10 dagar.

Stör jag kundrelationen med att ta ut en dröjsmålsränta?
Nej det gör du inte, du och din kund har ingått ett avtal som kunden faktiskt bryter genom att inte betala sina fakturor i tid. Det är inget konstigt med att du vill ha ersättning för dina ränteförluster, tvärtom är det en förutsättning för din egen verksamhet och fortsatta affärer.

Paragraftecken-300x212

Tips för struktur som ger dig tid över till annat

Vilken sommar vi haft. Tydligen den mest nederbördsrika på 18 år säger meterologerna. Ja, det har vi minsann märkt. En annan sak som jag märkt är att det är många som valt att jobba på sin semester, kanske för att kunna sticka iväg till ett varmare resmål i höst? Men du som klarat av att hålla dig till ledighet och börjar vända tillbaka till jobbet inom kort kommer förmodligen ha ett par små toppar att ta dig igenom i brevhögen och mailen.

Vi pratar mycket om att skapa effektivitet i vardagen på vårt jobb. Tänkte att det kunde man ju faktiskt dela med sig av till andra. Har du några tips så lämna dem gärna i kommentarerna, alltid kul att få igång en dialog. Varför skriver jag om tips för en effektiv arbetsdag förresten? Vad har det med ekonomi att göra kanske du tänker? Men jag tycker att det är väldigt viktigt att skapa en stressfri tillvaro där man får tid att göra det man är på plats för, och inte behöva säga att ”jag hinner inte fakturera eller skicka påminnelser, för jag har såååå mycket mail att gå igenom”.

Det för mig direkt till mina bästa tips för en mer strukturerad vardag gällande mailen.

Om du som jag tillhör kategorin som får runt 50-100 mail om dagen så säger det sig självt att det kan ta en hel dag att bara jobba med mail och så blir allt annat liggande. Måste man få alla mail? Finns det möjlighet att flytta en del av er interna kommunikation till ert intranät eller en chat? Vi jobbar själva med att styra om all internkommunikation till andra verktyg där man kan prioritera annorlunda. Håll mailen ren för extern kommunikation om det inte handlar om case som behöver arkiveras.

Får du mycket nyhetsbrev? Läser du dem alltid? Om du nu inte känner för att avregistrera dig från utskick en tid, för att hämta andan, så skapa regler i din mail. Regler som styr nyhetsbreven till en egen mapp som du kan gå till och läsa när du har tid. Allt för att hålla inkorgen ren och relevant.

Tips gällande mailen kan jag skriva om sida upp och sida ner, men jag håller mig till godbitarna. En annan superviktig sak är att man upprättar en policy gällande hur man använder fälten ”Till” och ”Kopia”. Finns det något värre än när 5 personer får ett mail och alla sätter igång och jobbar med frågorna i mailet, för att man sedan ska få veta att man bara fick mailet ”för kännedom”, att det var Pelle som var den rätta mottagaren… Snacka om respektlöst mot andras tid att inte då sätta de fyra övriga som ”Kopia”. Den hemliga regeln säger nämligen att om du står som ”Kopia”-mottagare behöver du inte agera, utan bara lyssna. Då kan du i praktiken skapa en ytterligare regel för alla mail där du endast är inkopierad, så läser du ikapp det du behöver känna till när tid ges. Ytterligare liten finess för att hålla inkorgen ren och relevant.

Tänk hela tiden fysisk brevlåda. Brukar du hämta in posten för att sedan gå ut och lägga tillbaka en del av posten? Förmodligen inte. : ) En vän till mig fick genom deras inhyrda konsult lära sig att varje fredag ska inkorgen vara tom, alla mail ska tas omhand, kastas eller arkiveras löpande. Ingen mer jobbångest på söndagarna där inte. Tänk känslan att få börja på ny kula varje vecka. Den känslan är skön. På deras företag var detta arbetssätt en uppmaning från deras chefer, alla fick avsätta den tid som behövs för att kunna tömma sin inkorg inför helgen. Mailkorrespondensen mäts sällan, alla ser ju vilken jättehög med post du har i ditt fack, eller hur många papper du printar ut från skrivaren. Mailen anses hos många som något utanför det ”riktiga” jobbet. Märkligt sätt att se på det om du frågar mig.

Nä, ta kontroll, bestäm dig för nolltolerans i inkorgen, få det förankrat i er organisation, börja mäta produktiviteten även i de digitala kanalerna, de är definitivt här och tar över vår vardag.

Önskar dig en riktigt bra start på hösten, hoppas förresten att vi ses på ett av våra seminarier ute i landet. Du kan se alla orter och datum här: Svea On Tour

Technology in the hands