Har du koll på GDPR? Annars är det bråttom nu

Har du koll på GDPR – General Data Protection Regulation – EU:s nya Dataintegritetslagstiftning som träder i kraft 25 maj 2018?

Långt kvar till dess? Nja inte direkt – den nya lagen innebär en jätteomställning för många företag som hanterar personuppgifter och med tanke på att du kan få betala vite om upp till 20 miljoner euro om du inte uppfyller villkoren så är det hög tid att börja planera.

Lagen gäller alltså alla företag som bedriver verksamhet inom EU eller riktat mot EU-medborgare och som hanterar personuppgifter. Lagen har kommit till för att skydda konsumenternas integritet, inte för att underlätta för dig som registrerande företag.

Några av de viktigaste skyldigheterna i den nya lagen är:

Medgivande
Du måste alltid hämta ett godkännande från personen du ska registrera uppgifter om.

Tillgång
Personen har alltid rätt att ta del av uppgifterna du registrerat om denne. Och du måste så klart se till att det verkligen är rätt person du lämnar ut informationen till vid en förfrågan.

Rättning
Personen har rätt att få eventuell felaktig information korrigerad.

Radering
Personen har rätt att bli raderad ur dina register – och det även om den tidigare godkänt din registrering. En slags ångerrätt som du måste uppfylla.

Portabilitet
Personen har alltid rätt att begära att informationen du registrerat överlämnas till en annan part, till exempel en av dina konkurrenter för att personen vill byta leverantör.

I Sverige är det Datainspektionen som kommer att se till att lagen efterföljs och det är till dem du till exempel måste anmäla (inom 72 timmar) om personuppgifter kommit på avvägar.

Hur förbereder man sig för det här?
Ja, det har sagts att det här är en av de viktigaste uppgifterna för ledningsgrupper i större företag under 2017. För de allra flesta kommer det att ta tid att genomföra och det kommer inte att bli lätt. Och det väcker så klart en hel del frågor: Vilka och hur många av systemen i vår organisation innehåller personuppgifter? Hur hanterar vi tredje part, externa leverantörer och eventuella molntjänster? Vilka i vår organisation måste vi engagera – IT, Compliance, Produktion? Funkar det för oss om vi avidentifierar uppgifterna och istället pseudonymiserar dem?

Börja nu
Det viktigaste är att vara ute i god tid och se till att högsta ledningen är med på tåget. Sedan gäller det att tillsätta en projektgrupp som helt enkelt får kavla upp ärmarna och göra en ordentlig inventering av hur det ser ut i er organisation.

En ordentlig ”morot” kan så klart vara att inte riskera vite om 20 miljoner euro…

Paragraftecken-300x212

Med örat inåt i bolaget

Har du koll på kompetensen i ditt bolag? Kommer idéerna inifrån eller brukar du anlita konsulter när nya produkter ska tas fram eller nya marknader utforskas? Här har en hel del företag insett att man sitter på en egen guldgruva och har skapat förutsättningar för att utnyttja den fullt ut. De släpper helt enkelt fram ungdomarna.

Jag fick en pratstund med två ungdomar som är med och bidrar till utvecklingen på Svea Ekonomi, Lisa Hellsten HR specialist och Erik Laaksonen marknadsförare. Båda är med i Ung Svea som är ett ungdomsråd som träffas löpande för att diskutera utveckling, trender och förutsättningar på den marknad som Svea Ekonomi verkar på.

Varför behövs Ung Svea?
– Svea Ekonomi verkar i en traditionell bransch som många gånger riskerar att upplevas som ganska mossig, men den målgrupp vi vänder oss till ser annorlunda ut idag än för några år sedan, säger Erik. Idag är en ekonomichef eller företagsledare inte alltid en man i femtioårsåldern, hen kan lika gärna vara en tjej på tjugofem med en framgångsrik e-handel. Därför är det viktigt att vi som företag speglar den verkligheten och har ett utrymme där företagets yngre kompetens kan vara med och påverka. Det är jätteviktigt både för företagets verksamhet och för att behålla den kompetensen i bolaget. Känner man att man får sin röst hörd och att man kan vara med och bidra till utvecklingen ökar både trivseln och engagemanget på jobbet, säger Erik.

Märker HR av att de anställda trivs på företaget?
Ja absolut! Tittar man på dem i Ung Svea, vi är idag 14 stycken, så upplever vi att vårt arbete och våra idéer är viktiga för företaget samtidigt som vi har jättekul ihop, säger Lisa. Det har helt klart ökat sammanhållningen i företaget, vi har ett schysstare och öppnare klimat och vi lär oss mycket av varandra. Och sedan är det ju superkul när man ser att våra idéer blir till verkligheten, då blir man stolt – både över sig själv och företaget.

Hur funkar arbetet rent praktiskt?
– Vi träffas en gång i månaden och varje möte styrs av en tidigare bestämd agenda, men det finns alltid utrymme för helt fria diskussioner också. Vi i Ung Svea kommer fram med olika idéer och förslag som sedan prövas ute i organisationen eller så är det någon annan i verksamheten som vill presentera en idé till en ny tjänst eller produkt och ber oss om råd. Mötena brukar avslutas med en gemensam middag med alla medlemmar. På middagen händer det ofta att vi fortsätter diskutera det som tidigare tagits upp under mötet, samtidigt som vi umgås, säger Lisa.

Vilka råd skulle ni ge andra företag som funderar på att starta forum för ungdomar?

  • Försök att få med personer från flera avdelningar, då säkerställer du att du får med all kompetens. Annars kan man riskera att gruppen lägger tid på något som rätt person kunnat avstyra på ett tidigt stadium.
  • Utse gärna någon till moderator så man håller ihop diskussionerna och inte tappar den röda tråden, det är lätt att man springer iväg när det är högt i tak och idéerna är många.
  • Tänk också på att alla projekt inte alltid måste vara jättestora. Man måste känna att man går i mål med några idéer också, det får inte bli att man bara sitter och målar upp luftslott som aldrig ser dagens ljus.
  • En morot kan också vara smart att ha; en middag, biobiljetter eller någon annan ersättning för att man ställer upp med sin tid och sitt engagemang.

Något nytt och spännande på gång för er del?
Ja, kanske det, men det vill vi nog inte berätta om redan nu. Vi håller på den lite avslutar Erik och Lisa.

ErikLisa-300x211

KYC – Know your customer

Vem gör du affärer med?

Frågan kan förefalla larvig eller självklar. Alla vet ju vem Per Persson är, men är det Per Persson AB eller HB eller KB eller en Enskild firma?

Att göra affärer med rätt företagsform avgör om vi över huvud taget kan kräva kunden om han inte betalar. Fel identitet på kunden inte bara fördröjer handläggningen, utan kan i sin förlängning försätta företaget i en pinsam skadeståndssituation.

Det finns mycket att lära om associationsformer (bolagsformer). Ur din synvinkel som kreditgivande företag är det absolut nödvändigt att kunna svara på frågor som:

  • Vilken associationsform har min kund?
  • Vem eller vilka har rätt att ingå avtal eller göra affärer för företagets räkning?
  • Vem bär ansvaret för att jag verkligen får betalt?
  • Vilka offentliga register och handlingar bekräftar att företaget är seriöst?

Har du svaret på frågorna kan det vara skillnaden mellan en bra affärsrelation och en kreditförlust.

Vad som gäller för de olika företagsformerna kan du läsa mer om här i ett av mina tidigare blogginlägg

handshake-300x268

Hur skall fakturan se ut när jag säljer på nätet (Ur ett momsperspektiv) Del 3.

Försäljning till privatpersoner i andra EU länder.

En utmaning E-handlare ställs inför när de skall redovisa sin försäljning är utformningen av sina fakturor. Dvs. de fakturor som skall redovisas och finnas med i bokföringen. Vad som skall finnas med i en faktura styrs av EU:s faktureringsdirektiv. För de som vill vara helt hundraprocentiga på att de förstått allt rätt rekommenderas att läsa igenom detta.

Ofta så tänker e-handlaren inte på detta då den faktura kunden får mestadels kommer från ett betalföretag. Dessa fakturor är även de mestadels utformade så att de ser ut på rätt sätt, men det är vanligtvis inte de fakturorna som används vid redovisningen. Dessutom så skall de i bokföringen kompletteras med det som sålts via alla andra betalvägar. Så tänk efter vilka fakturor det är som ni skall använda i redovisningen, när ni gjort det så kan ni se till att de ser ut på ett korrekt sätt. Om inte annat så för att momsen skall kunna redovisas rätt av er och när så är fallet även av er kund.

I denna serie av inlägg tar vi ur ett momsperspektiv upp:

1: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till privatpersoner i Sverige
2: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till företag i Sverige
3: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till privatpersoner inom EU (Varor)
4: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till privatpersoner inom EU (Tjänster)
5: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till företag inom EU (Varor och Tjänster)
6: Hur fakturor skall se ut vid försäljning till länder utanför EU

Hur skall fakturor se ut när vi säljer till privatpersoner inom EU?

Nu börjar det bli lite knepigare för e-handlaren. Planerar man att jobba med en internationell expansion så bör man se till att ens plattform kan hänga med. Det ställs nya krav på information som skall kunna hämtas ut från plattformen när den internationella försäljningen tar fart.
Bakgrunden är att omsättningen flyttas från Sverige till mottagarlandet när omsättningen kommit upp en bit. Varje land inom EU har ett tröskelvärde. När omsättningen av försäljning till privatpersoner i mottagarlandet, under ett kalenderår överskrider detta tröskelvärde, flyttas omsättningen alltså från Sverige till mottagarlandet.

Alltså, vi börjar med att fakturera Svensk moms. Om vi tar Danmark som exempel, så kommer vi att vara tvungna att momsregistrera oss i Danmark och fakturera med Dansk moms när vår omsättning nått upp till Dkk 280 000. Det är olika tröskelvärden i olika länder. Det vanligaste är EUR 35 000 eller motsvarande.
När tröskelvärdet är nått inträder även en del formalia som kan vara nödvändigt att få med på fakturan som ni skall redovisa. Dvs. antingen på den faktura som du/din plattform tar fram eller på det underlag som din plattform skickar till ditt betallösningsföretag. Det är nu som plattformen måste kunna vara flexibel. Momsen är ett av de nya värden som måste hanteras. Det ställs även lite olika krav på hur den skall presenteras beroende på land. Momsnummer måste ändras och i ovan fall bytas från Svensk till Danskt. Valutor eller växelkurser kan komma att behöva framgå etc.

Sammanfattningsvis så skall fakturor till privatpersoner inom EU från början faktureras som vanlig svensk försäljning och fakturan se ut som i del 1 i denna serie. Efter att tröskelvärdet nåtts skall vi fakturera med mottagarlandets moms och fakturan skall följa mottagarlandets krav på hur fakturan skall se ut. Detta kräver en flexibel plattform och ofta en flexibilitet i bokförings/affärs-systemet.

Ländernas olika tröskelvärden kan du se här (källa SKV 160627):
Tabell: Tröskelvärde som tillämpas av olika EU-länder
Land Omsättningströskel
Nationell valuta Värde i euro
Belgien 35 000 EUR
Bulgarien 70 000 BGN 35 791 EUR
Cypern 35 000 EUR
Danmark 280 000 DKK 37 498 EUR
Estland 35 000 EUR
Finland 35 000 EUR
Frankrike 100 000 EUR
Grekland 35 000 EUR
Irland 35 000 EUR
Italien 35 000 EUR
Kroatien 270 000 HRK 35 621 EUR
Lettland 35 000 EUR
Litauen 35 000 EUR
Luxemburg 100 000 EUR
Malta 35 000 EUR
Nederländerna 100 000 EUR
Polen 160 000 PLN 39 822 EUR
Portugal 35 000 EUR
Rumänien 118 000 RON 26 700 EUR
Slovakien 35 000 EUR
Slovenien 35 000 EUR
Spanien 35 000 EUR
Storbritannien 70 000 GBP 97 656 EUR
Sverige 320 000 SEK 34 366 EUR
Tjeckien 1 140 000 CZK 41 583 EUR
Tyskland 100 000 EUR
Ungern 35 000 EUR
Österrike 35 000 EUR

Paretos princip gör ditt företag mer lönsamt

I senaste numret av vår kundtidning Update Företag skrev vi om den så kallade 80/20-regeln som den italienske matematikern Vilfredo Pareto fick uppkallad efter sig – Paretos princip. Enligt Paretos Princip står 20 procent av alla orsaker för 80 procent av resultatet. Det låter kanske lite abstrakt men vi kan se att regeln är användbar även i vår företagsvärld, här är ett exempel på det.

Jag har en kund som skulle göra en marknadsaktivitet i sitt företag mot alla sina kunder. Han hade cirka 5 000 kunder i reskontran, men var lite osäker på deras kreditvärdighet. Vi gjorde en genomlysning av kundernas kreditvärdighet, det vill säga vi kontrollerade vilken rating/riskklass dessa kunder hade.

Vi kunde snabbt konstatera att 60 procent av kunderna inte var kreditvärdiga – de hade skuldsaldo hos kronofogden, revisionsanmärkningar, betalningsanmärkningar, sena bokslut, saknade styrelseledamöter eller var försatta i konkurs och likvidationer. 20 procent av kunderna var nystartade och hade en standardrating/riskklass för nya företag. Resterande 20 procent av kunderna i reskontran var kreditvärdiga kunder.

Tack vare att vi gjorde en analys av företagets kunder sparade företaget både tid och pengar på att rikta marknadsaktiviteten dit den verkligen gjorde nytta. Desto bättre koll du har på dina kunder desto större är dina möjligheter att sätta in rätt åtgärder på rätt ställe och vid rätt tillfälle.

Hur fungerar 80/20-regeln i ditt företag? Läs hela artikeln om 80/20-regeln – Paretos Princip här och få tips kring hur du gör en analys av din verksamhet.

Paretoprincip-300x154

 

Hur påverkar amorteringskravet småföretagarna?

Idag klubbades alltså det omdiskuterade amorteringskravet på bolån. Bra – säger många som anser att kravet är ett måste för att minska hushållens skuldsättning och risken för en förestående bostadsbubbla. Dåligt – säger andra som anser att kravet enbart kommer att påverka rörligheten på marknaden med en inlåsning som följd och att kravet inte alls har någon inverkan på den verkliga problematiken, det vill säga bristen på bostäder.

En sak är i alla fall helt klar – kravet kommer att påverka våra hushåll framöver. Men hur kommer det att påverka småföretagarna?

Vi intervjuade Örjan Hultåker, ordförande i Företagarna Stockholm, för ett tag sedan och han menar att bostadslånet är ett vanligt sätt att finansiera nyföretagande och tillväxt.

–   Vart femte företag har någon gång tagit lån med sin bostad som säkerhet för att kunna investera i ett eget företag. Den här länken mellan företagande och privat boende har regeringen missat, anser Örjan.

Idag kräver bankerna säkerhet i småföretagarens bostad, det har varit ett smidigt sätt för en småföretagare att få tillgång till kapital men efter att amorteringskravet införs blir det inte lika förmånligt längre och företagarna behöver se sig om efter andra alternativ.

Det finns en hel del riskkapital i Sverige men de pengarna stannar ofta på börsen och når sällan ut till de små företagen. Men i spåren av amorteringskravet lär nya finansieringsformer växa fram men de kommer inte att bli lika billiga som bostadslånen.

Det finns idag cirka 420 000 aktiva aktiebolag i Sverige, 300 000 av dessa omsätter under 10 miljoner kronor. Många av dessa lite mindre företag har redan idag sin privata bostad som säkerhet för företagets finansiering. Och det är säkerligen många fler som kommer att behöva finansiering inom den närmaste framtiden.  Då kan man fråga sig – vad har det nya amorteringskravet för inverkan på tillväxten i Sverige den närmaste tiden?

Tillv-300x200

Tomt i kassan? 6 finansieringslösningar för företagare

Precis som för privatpersoner kan januari och februari vara en period med ansträngd likviditet för många företag, och ibland kan man behöva ta till extern finansiering. Då finns det ett flertal olika finansieringsalternativ att välja mellan och det är inte alltid lätt att hålla reda på vilka de är och vad de innebär. Här har jag listat sex olika alternativ där jag tänkte hjälpa till att reda ut begreppen:

Banklån
Ett banklån är en långfristig kredit (det vill säga en kredit som löper över en längre tid) som vanligtvis anpassas till löptid, amorteringstakt och räntenivå. Det finns två olika former av banklån: Inteckningslån som är ett lån mot säkerhet i fast eller lös egendom. Samt reverslån, som är ett lån mot borgen eller realsäkerhet (t ex pantbrev eller företagsinteckning).

Checkräkningskredit
Checkräkningskredit är en lång- eller kortfristig finansieringskälla som utjämnar betalningsströmmar både för in- och utbetalningar. Man kan säga att den fungerar precis som ett kreditkort. Kostnaden för tjänsten är en årsavgift – som är viss procent av krediten – samt en räntekostnad för den utnyttjade krediten.

Leasing
I stället för att köpa till exempel en maskin hyr man maskinen av ett leasingföretag och betalar en månadskostnad. Efter hyrestidens utgång kan du välja att lämna tillbaka maskinen (eller vad du nu leasat) eller byta ut den till en nyare. Det här passar generellt företag som planerar att investera i inventarier, utrustning, maskiner och dylikt.

Factoring
Ett enkelt sätt för att få i likvida medel i företaget är att belåna sin reskontra. Finansbolaget betalar omgående ut 70-90 procent av fakturabeloppet, och ser till att kundens kund betalar fakturorna. Resterande procent betalas ut till kunden (det vill säga ditt företag) när fakturan är fullbetald – minus de kostnader finansbolaget tar. En fördel med detta är att det blir en mindre risk för dig som företagare, i och med att du använder dina egna fakturor för att få tillgång till rörelsekapital och ett stärkt kassaflöde.

Fakturaköp
Företaget säljer sin faktura till finansbolaget och får upp till 98 procent av fakturans värde utbetalt. I och med att fakturan sålts tar även finansbolaget över risken att kunden eventuellt inte betalar. Många företag kan dra sig för att sälja sina fakturor eftersom man är orolig för att äventyra kundrelationen, men i stället finns det ju möjligheter att lägga ökad tid och fokus på att vårda kundrelationen när du inte behöver spendera tid på att hantera obetalda fakturor.

Företagskredit
Företagskredit är en finansieringsform där företaget betalar en månadskostnad för att kunna ha en amorteringsfri kredit för oförutsedda utgifter, investeringar etc. Man betalar sedan en ränta för den utnyttjade krediten. Denna finansieringstjänst blir allt populärare – särskilt bland nyföretagare. Svea Ekonomi har nyligen lanserat sin tjänst Företagskredit, läs mer här om Svea Ekonomi Företagskredit

Vill du veta mer om finansiering eller funderar på vilken lösning som skulle passa ditt företag är du så klart välkommen att kontakta mig eller någon av våra duktiga säljare för råd.

Ekonomin---finance1-300x198

Tips om bra julläsning

Nu tänkte vi ta lite ledigt över jul och nyår men vill passa på att tipsa om lite bra läsning i vårt senaste nummer av Update. Här hittar du artiklar om betalindex som lär dig mer om din kunds betalningsmönster, de höjda kraven på information för dig som handlar med konsumenter och mycket mer.

Update nr 4 2015

Ha en riktigt God Jul och ett Gott Nytt År, så hörs vi 2016 igen.

paket-granar-turkos-bakgrund-300x200

Räkna ut din verkliga kredittid

Svårt att få betalt? Du kanske ger dina kunder längre kredittider än du tror. Här är formlerna som hjälper dig att få kontroll.

En del kunder är notoriskt sena med sina betalningar. Det kan delvis bero på dig själv som leverantör och företagare. Du kanske ger längre kredittider än du visste om.

Ett vanligt sätt att själv förlänga kredittiderna är helt enkelt att skicka fakturan för sent. En annan att skriva otydliga fakturor. Vad betyder till exempel ”30 dagar netto”? Det har nog de flesta inte koll på.

Det där ”netto” betyder ”efter kassarabatt”. Men i dag är det nästan ingen som jobbar med kassarabatter längre. Ändå finns uttrycket kvar, trots att få förstår det.

Ordet förfallodag är inte heller helt enkelt för alla att förstå. Med det menas den dag då fakturan ska vara betald. Extra svårt blir det när företagare skriver både förfallodag och 30 dagar netto på sina fakturor. Det händer.

Det blir dubbla budskap. Vilket gäller?

Ett tips är att skriva enkel svenska. Till exempel att ”beloppet ska vara oss till handa” ett visst datum eller ”bokfört på vårt konto”.

Ytterligare ett tips är att skicka påminnelse direkt när en betalning inte har kommit in och inte vänta. Skicka inte fler påminnelser, det finns ingen anledning att vänja kunderna du skall vara deras extrabank.

Givetvis finns det också kunder som är notoriskt sena med sina betalningar. Summan av dina egna misstag och kundens seghet gör att du riskerar att binda kapital i reskontran onödigt länge. Vad kostar det ditt företag i verkligheten?

Så här gör du för att räkna ut den verkliga kredittiden:
Summera alla dina utestående kundfordringar (alltså det du har fakturerat men inte fått betalt för), dela med din årsomsättning och multiplicera med 360. Du får nu fram ett antal dagar, till exempel 45. Det innebär att du i snitt ger dina kunder en kredit på 45 dagar.

Du kan då sätta upp ett mål om att sänka kredittiden till 35 dagar, det vill säga minska den med tio dagar. Men då är det bra att veta vad dessa tio dagar är värda.

För att få veta det gör du så här: multiplicera tio med din årsomsättning och dividera med 360. Du får då fram en summa i kronor.

Den som räknar ut det här blir snabbt motiverad att förändra sina rutiner, det vill säga fakturera snabbare och skriva tydligare fakturor. Det är ju bättre att dina pengar arbetar i företaget än att de är låsta i reskontran.

kredittid-300x200

E-handlare skall momsregistrera sig i Frankrike tidigare från 2016

Hej,

Det verkar som att Frankrike vill ha in mer momspengar från e-handeln. Från 1 jan 2016 sänker man gränsvärdet för momsregistrering vid distanshandel från EUR 100 000 till EUR 35 000. Detta är det vanligaste tröskelvärdet inom EU. På detta sätt kommer momsen från varuförsäljning till Franska privatpersoner snabbare den Franska staten till godo.

För dig som e-handlare innebär det att när du har sålt varor från Sverige till Franska privatpersoner till ett värde av EUR 35 000 så skall momsen betalas in i Frankrike och inte till Sverige. Det i sin tur kräver en momsregistrering i Frankrike och att man upprättar momsredovisningar där. Omsättningen räknas per kalenderår och startar alltså den 1 jan 2016. Tänk på att det kan ta ett par månader att få registrering på plats. Ofta går det fortare men det är upp till Skatteverket i Frankrike och dess belastning. Gissningsvis så har de fullt upp framåt mars 2016.

* Alltså om e-handlare säljer varor till privatpersoner i andra EU länder (ock skickar dem från sitt eget land) så skall e-handlaren först sälja med sitt eget lands moms. När gränsvärdet är uppnått skall moms istället betalas in i mottagarlandet. För att kunna göra det krävs att e-handlaren momsregistrerar sig i mottagarlandet och gör momsredovisningen där.

Detta är inte frivilligt utan ett lagkrav. Man kan dock frivilligt momsregistrera sig innan gränsvärdet är uppnått om man ex vill sälja med den förmodat lägre momssats som gäller i mottagarlandet.