Har du koll på GDPR? Annars är det bråttom nu

Har du koll på GDPR – General Data Protection Regulation – EU:s nya Dataintegritetslagstiftning som träder i kraft 25 maj 2018?

Långt kvar till dess? Nja inte direkt – den nya lagen innebär en jätteomställning för många företag som hanterar personuppgifter och med tanke på att du kan få betala vite om upp till 20 miljoner euro om du inte uppfyller villkoren så är det hög tid att börja planera.

Lagen gäller alltså alla företag som bedriver verksamhet inom EU eller riktat mot EU-medborgare och som hanterar personuppgifter. Lagen har kommit till för att skydda konsumenternas integritet, inte för att underlätta för dig som registrerande företag.

Några av de viktigaste skyldigheterna i den nya lagen är:

Medgivande
Du måste alltid hämta ett godkännande från personen du ska registrera uppgifter om.

Tillgång
Personen har alltid rätt att ta del av uppgifterna du registrerat om denne. Och du måste så klart se till att det verkligen är rätt person du lämnar ut informationen till vid en förfrågan.

Rättning
Personen har rätt att få eventuell felaktig information korrigerad.

Radering
Personen har rätt att bli raderad ur dina register – och det även om den tidigare godkänt din registrering. En slags ångerrätt som du måste uppfylla.

Portabilitet
Personen har alltid rätt att begära att informationen du registrerat överlämnas till en annan part, till exempel en av dina konkurrenter för att personen vill byta leverantör.

I Sverige är det Datainspektionen som kommer att se till att lagen efterföljs och det är till dem du till exempel måste anmäla (inom 72 timmar) om personuppgifter kommit på avvägar.

Hur förbereder man sig för det här?
Ja, det har sagts att det här är en av de viktigaste uppgifterna för ledningsgrupper i större företag under 2017. För de allra flesta kommer det att ta tid att genomföra och det kommer inte att bli lätt. Och det väcker så klart en hel del frågor: Vilka och hur många av systemen i vår organisation innehåller personuppgifter? Hur hanterar vi tredje part, externa leverantörer och eventuella molntjänster? Vilka i vår organisation måste vi engagera – IT, Compliance, Produktion? Funkar det för oss om vi avidentifierar uppgifterna och istället pseudonymiserar dem?

Börja nu
Det viktigaste är att vara ute i god tid och se till att högsta ledningen är med på tåget. Sedan gäller det att tillsätta en projektgrupp som helt enkelt får kavla upp ärmarna och göra en ordentlig inventering av hur det ser ut i er organisation.

En ordentlig ”morot” kan så klart vara att inte riskera vite om 20 miljoner euro…

Paragraftecken-300x212

Med örat inåt i bolaget

Har du koll på kompetensen i ditt bolag? Kommer idéerna inifrån eller brukar du anlita konsulter när nya produkter ska tas fram eller nya marknader utforskas? Här har en hel del företag insett att man sitter på en egen guldgruva och har skapat förutsättningar för att utnyttja den fullt ut. De släpper helt enkelt fram ungdomarna.

Jag fick en pratstund med två ungdomar som är med och bidrar till utvecklingen på Svea Ekonomi, Lisa Hellsten HR specialist och Erik Laaksonen marknadsförare. Båda är med i Ung Svea som är ett ungdomsråd som träffas löpande för att diskutera utveckling, trender och förutsättningar på den marknad som Svea Ekonomi verkar på.

Varför behövs Ung Svea?
– Svea Ekonomi verkar i en traditionell bransch som många gånger riskerar att upplevas som ganska mossig, men den målgrupp vi vänder oss till ser annorlunda ut idag än för några år sedan, säger Erik. Idag är en ekonomichef eller företagsledare inte alltid en man i femtioårsåldern, hen kan lika gärna vara en tjej på tjugofem med en framgångsrik e-handel. Därför är det viktigt att vi som företag speglar den verkligheten och har ett utrymme där företagets yngre kompetens kan vara med och påverka. Det är jätteviktigt både för företagets verksamhet och för att behålla den kompetensen i bolaget. Känner man att man får sin röst hörd och att man kan vara med och bidra till utvecklingen ökar både trivseln och engagemanget på jobbet, säger Erik.

Märker HR av att de anställda trivs på företaget?
Ja absolut! Tittar man på dem i Ung Svea, vi är idag 14 stycken, så upplever vi att vårt arbete och våra idéer är viktiga för företaget samtidigt som vi har jättekul ihop, säger Lisa. Det har helt klart ökat sammanhållningen i företaget, vi har ett schysstare och öppnare klimat och vi lär oss mycket av varandra. Och sedan är det ju superkul när man ser att våra idéer blir till verkligheten, då blir man stolt – både över sig själv och företaget.

Hur funkar arbetet rent praktiskt?
– Vi träffas en gång i månaden och varje möte styrs av en tidigare bestämd agenda, men det finns alltid utrymme för helt fria diskussioner också. Vi i Ung Svea kommer fram med olika idéer och förslag som sedan prövas ute i organisationen eller så är det någon annan i verksamheten som vill presentera en idé till en ny tjänst eller produkt och ber oss om råd. Mötena brukar avslutas med en gemensam middag med alla medlemmar. På middagen händer det ofta att vi fortsätter diskutera det som tidigare tagits upp under mötet, samtidigt som vi umgås, säger Lisa.

Vilka råd skulle ni ge andra företag som funderar på att starta forum för ungdomar?

  • Försök att få med personer från flera avdelningar, då säkerställer du att du får med all kompetens. Annars kan man riskera att gruppen lägger tid på något som rätt person kunnat avstyra på ett tidigt stadium.
  • Utse gärna någon till moderator så man håller ihop diskussionerna och inte tappar den röda tråden, det är lätt att man springer iväg när det är högt i tak och idéerna är många.
  • Tänk också på att alla projekt inte alltid måste vara jättestora. Man måste känna att man går i mål med några idéer också, det får inte bli att man bara sitter och målar upp luftslott som aldrig ser dagens ljus.
  • En morot kan också vara smart att ha; en middag, biobiljetter eller någon annan ersättning för att man ställer upp med sin tid och sitt engagemang.

Något nytt och spännande på gång för er del?
Ja, kanske det, men det vill vi nog inte berätta om redan nu. Vi håller på den lite avslutar Erik och Lisa.

ErikLisa-300x211