Stör jag kundrelationen när jag skickar påminnelse?

Många företagare tycker att det är obehagligt att påminna sina kunder om att de inte har fullföljt sin del av affären nämligen att betala inom den tid som var överenskommet. För varje dag som löper utan att du fått betalt förlorar du pengar och affären blir i takt med tiden allt sämre för din del. Om ditt företag omsätter 100 MSEK kostar varje dag dig sammantaget  60 000 SEK vid kalkylränta 15 procent.

Dessutom ökar bevisligen risken för utebliven betalning (konkurs) och/eller reklamationer (ofta konstruerade) ju äldre fordran blir. Hur bör då påminnelse utformas? Vad är syftet med påminnelsen? När ska man skicka en påminnelse och hur många ska man skicka?  Frågorna kan vara många och för att kunna svara på dem tittar vi först på:

Varför betalar inte kunderna inom överenskommen tid?
När man skall lägga upp sin ”inkasseringsstrategi” är det viktigt att ställa sig frågan – varför håller inte mina kunder ingånget avtal? (dvs varför betalar de inte i rätt tid?)

De vanligaste orsakerna till betalningsförsening brukar vara;

  1. Reklamationer – ofta tyvärr påhittade, och uppfinningsrikedomen kan vara stor
  2. Otydliga avtalsvillkor – t ex var och hur ska betalning ske
  3. Pengar sägs vara på väg
  4. Ont om likvida medel
  5. Kunden optimerar sin egen lönsamhet (Cash Management) genom att betala så sent som möjligt och det har ju gått förut

Så förstärks betalningsviljan
Syftet med påminnelsen är att se till att förstärka kundens vilja att fullfölja sin del av avtalet m a o betala per omgående eftersom den överenskomna betalningstiden redan förbrukats. Då måste utformningen av texten i påminnelsen få kunden att inse nödvändigheten i att hen ska prioritera betalning av just din faktura före alla andras (hen har kanske ont om likvida medel) eftersom konsekvenserna blir mest kännbara av att ignorera ditt brev (ditt företag tar ju ut full kostnadsersättning och talar i klarspråk vad som händer om kunden inte hör av sig eller betalar).

Ju snabbare efter fakturans förfallodag du skickar påminnelsen desto snabbare får du besked om eventuella s.k. ”betalningsförseningsorsaker” (se punktlistan) ) och det är ju jätteviktigt för då kan du snabbt åtgärda eventuella fel eller missförstånd och kunden kan betala. Hur snabbt efter fakturans förfallodag påminnelsen bör skickas beror naturligtvis på typ av kund och vilken kredittid du lämnat. För snabbt innebär förmodligen en massa onödig irritation och extra arbete. Men säg normalt inte snabbare än 4 -5 dagar efter förfallodagen och inte senare än efter än 10-11 dagar.

Vänj inte kunden att läsa påminnelser
Fortfarande ser man företagare skicka upp till 3-4 påminnelser kanske i förhoppning om att kunderna skall uppskatta att man inte skickar dem på inkasso. Vad man egentligen gör är att man vänjer kunden vid att betalningspåminnelser är en naturlig del i den affärsuppgörelse man har och konsekvensen blir då att kunden tror att du ändå inte förväntar dig betalning förrän efter 4:e påminnelsen. Kunden tror kanske också att du förmodligen tagit extra betalt redan i prissättningen för att täcka ytterligare kostnader för påminnelsehanteringen. Använder du dessutom förtryckta påminnelseblanketter med texten ”1 (4)” ja då är det rena inbjudan till en lång och härligt utsträckt kredittid för din kund.

Kostnader
Du har rätt enligt lag att ta ut en påminnelseavgift om f n 60 kronor om du informerat/överenskommet om det med kunden senast i samband med skuldens tillkomst. Du har bara rätt att ta ut en (1) påminnelseavgift för en och samma faktura. Så redan i lagstiftningen har du rekommendationen att bara skicka en (1) påminnelse. För svenska kunder kunder ska sägas – för när du exporterar får du så klart anpassa dig efter respektive lands kutym och villkor.

Måste man skicka en påminnelse?
Nej, det finns inget i lag som säger att du måste skicka en påminnelse innan du skickar din kund på inkasso. Många anser att det tillhör god kreditsed att skicka påminnelse men du är alltså inte tvungen att göra det.

Jag hoppas att rädslan för att påminna sina kunder om betalning är på väg bort, det är klart att man ska vara rädd om sina kundrelationer men man ska inte heller låta sig utnyttjas av företag som inte håller avtalsvillkor. Ni är ju faktiskt två parter i avtalet.

blogg-png-300x200

 

 

 

3 tips vid val av finansieringsform

I veckan var vi och träffade företagare i Malmö. Ca 150 morgonpigga Malmö-bor åt frukost med oss och lyssnade på våra råd om hur man gör säkrare och lönsammare affärer. Det som är så himla fantastiskt med att få vara ute och åka runt i landet och träffa er duktiga, engagerade och ambitiösa företagare i olika storlekar, är att ni förmedlar en massa bra saker som vi tar med oss. Ibland leder det till att vi tar fram nya tjänster och ibland blir det en bekräftelse på att vi gör rätt saker.

Det här med finansiering är verkligen ett ämne som intresserar många. Antingen behöver man nytt kapital för en investering, eller så kan det ibland handla om att man måste få in lite förskott på fakturorna för att täcka upp ojämn försäljning. Skälen är många och varierande.

Jag tycker att de tre orden ”flexibilitet, trygghet och långsiktighet” är en bra sammanfattning av tre snabba råd att tänka på vid val av finansieringsform.

– Flexibilitet. Se till att ni inte fastnar i en massa krav på tidsbestämda eller volymbaserade villkor. Behöver ni endast utnyttja en finansiering en viss period så ska ni kunna vara fria att göra det.

– Trygghet. Vid fakturaköpstjänster tycker jag att det är en faktor att kunna slippa kreditrisken. Se till att er leverantör jobbar ”Utan regress”, vilket innebär att de inte kommer tillbaka och kräver igen pengar om kunden inte betalar.

-Långsiktighet. Det kommer mycket gott ur långsiktiga relationer när det gäller finansiering, tex kan villkor bli bättre med tiden, då man lär känna varandra och även finansiären kan se åt vilket håll utvecklingen går. Tänk på att sätta er noggrant in i villkoren om ni väljer att jobba med riskkapital.

Har ni andra tankar kring finansiering? Har någon möjligen testat crowdfunding? Vore spännande att ta del av era erfarenheter, skriv nedan i kommentarerna.

world currency coins and calculator

 

 

Lär dig hantera utmaningarna med internationell e-handel

Hej,
Jag får ofta frågan ”Skulle det inte bli lättare med EU” från trötta e-handlare som kämpar med att få till den Europeiska momsredovisningen. Svaret på det är att jo det är lättare men det är först när man närmar sig länder utanför EU som man inser att det faktiskt är betydligt lättare att jobba inom EU än utanför. I alla fall om man skall göra rätt.

Vi har sedan ett par år tillbaka hjälpt mängder med e-handlare som säljer internationellt med momsregistreringar inom EU. Vi får frågor när handlaren inser att de måste hänga med även momsmässigt. I början så var det mest Finland, Danmark, Tyskland och England som vi fick frågor kring och hjälpte till med. Även om vi i princip har e-handlare registrerade över hela EU idag. Sedan kom Norge mer och mer. De senaste veckorna har vi även fått en del frågor kring USA. Något som tidigare bara kommit sporadiskt.

Vi märker att e-handlarna i dessa de vanligaste EU länderna numera har en ganska god kunskap om vad som skall göras. Vi får i princip varje dag samtal från e-handlare som vet att de måste momsregistrera sig ex pga. att man överstigit tröskelvärdet i mottagarlandet och vill ha hjälp med det. Jag hoppas att det till en viss del beror på det arbete som vi har gjort med att sprida information i olika medier, bloggar, forum, seminarier och utbildningar som vi deltagit/deltar i de senaste åren.

De sista två länderna ovan, Norge och USA ligger ju som bekant utanför EU och har därför helt egna regler. Något som gör det svårt att greppa för oss här hemma. Det finns dessutom inte speciellt många att fråga om råd och i princip inga som har en helhetsbild. Norge är vid ett första påseende relativt enkelt men ju mer man närmar sig ämnet desto knepigare blir det. Även vi som jobbar med att etablera e-handlare i Norge stöter på nya frågeställningar och problem om inte dagligen så med jämna mellanrum. En etablering där innebär till skillnad från försäljning inom EU inte bara att man måste ta hänsyn till momsen utan även till saker som importklarering, tull, tullkrediter, etablering av någon form av bolag/filial, bokföring mm. Sedan skall plattformen hänga med i den nya modellen samt givetvis det viktigaste själva handeln måste ju också följa upplägget. Mycket att tänka på och det blir inte enbart en part att samarbeta med för e-handlaren utan flera.

Vi håller i höst fem seminarier där vi adresserar ovan. Tre i regi av Svensk Digital Handel Ett i Göteborg 25/11 som hanterar internationell moms för e-handlare samt två (ett i Göteborg 1/10 och ett i Stockholm 10/11) som hanterar etablering i Norge. Vi håller också två utbildningar ihop med vårt moderbolag Svea Ekonomi ”Framgångsrik E-handel, som bla. hanterar internationell moms för e-handlare (Malmö 21/10 och Stockholm 24/11) Jag hoppas och tror att de som går dessa seminarier kommer därifrån väl förberedda för sin internationella expansion.

USA återkommer jag till i senare blogginlägg.

Kan man ingå avtal med omyndiga?

Vi får ofta frågan om vad som gäller vid försäljning till omyndiga – kan jag sälja till någon under 18 år överhuvudtaget och finns det i så fall några begränsningar när det kommer till vad eller hur jag får sälja? Svaret är att du kan sälja till omyndiga men det finns några begrepp som du bör ha koll på, vi reder ut vad som gäller här.

Omyndiga
Fysiska personer har vad man brukar kalla ”rättskapacitet”. Med rättskapacitet menas att alla fysiska och juridiska personer, och i vissa fall potentiella som ofödda barn, har rätt att äga egendom (rättskapacitetens positiva sida) samt att ha skulder och förpliktelser (rättskapacitetens negativa sida). Exempelvis kan en treåring äga en fastighet, till exempel på grund av arv.

Man måste skilja mellan rättskapacitet och den rättsliga handlingsförmågan – ”handlingskapaciteten”.  Med handlingskapacitet menas en persons rätt att själv köpa, sälja eller ingå avtal eller liknande.

I Sverige blir man myndig vid 18 års ålder. Det medför att man måste vara 18 år för att ingå avtal. Avtal med underårig kan alltså förklaras ogiltigt. Om den underårige däremot lurats, till exempel med falskt id-kort, kan han bli skadeståndsskyldig. Vid 16 års ålder får man använda pengar man själv tjänat till i stort sett vad man vill. Om föräldrarna däremot anser att egendomen 16-åringen har är skadlig för honom kan föräldrarna omhänderta den.

Vuxna utan full rättskapacitet 
Tidigare gällde att den som fyllt 18 år men inte kunde ta hand om sig själv eller sin egendom under vissa förutsättningar omyndigförklarades av domstol. Från och med 1 januari 1990 avskaffades institutet omyndighetsförklaring. Ingen människa ska längre kunna fråntas hela sin rättskapacitet. Däremot finns efter 1990 möjlighet för domstolen att förordna om god man eller förvaltare.

God man
Om någon på grund av sjukdom eller hämmad förståndsutveckling inte kan sköta sina angelägenheter på ett acceptabelt sätt, kan han få en god man utsedd åt sig. Den gode mannen ska hjälpa sin huvudman att förvalta egendom, bevaka hans rätt och på annat sätt tillvarata hans intressen.

Den gode mannen ska ha huvudmannens godkännande för sitt agerande. När det gäller vardagliga handlingar, till exempel att handla mat eller betala hyran, anser man att det finns ett samförstånd om inte huvudmannen sagt något annat. Om den gode mannen ingått avtal som huvudmannen inte samtyckt till ska gode mannen ersätta tredje person den skada som uppkommit. Så även om man fått en god man utsedd har man som huvudman fortfarande kvar sin fulla rättskapacitet.

Förvaltare
Om godmanskap inte är tillräckligt för att hindra att en person skadar sig själv eller sin egendom, kan en förvaltare utses. Förvaltare kan utses åt utvecklingsstörda, psykiskt sjuka och åt gamla som inte kan ta vara på sig själva eller sin egendom. Förvaltarskapet skräddarsys för den individ det gäller. Förvaltarskap kan innebära att den som fått en förvaltare utsedd åt sig inte själv kan teckna avtal eller skuldsätta sig.

Vad måste jag då tänka på som säljare?
Ja, här är vi tillbaka till det vi alltid trycker på – du måste ta reda på vem du säljer till. Inte bara för att säkerställa att du får betalt i tid för din fordran som vi pratat om många gånger tidigare utan även för att se till att det avtal du tecknar med kunden verkligen är giltigt rent juridiskt.  Det enklaste sättet att ta reda på om din kund har rätt att ingå avtal är att ta en kreditupplysning, då får du svar både på om du rent rättsligt kan teckna ett avtal med kunden och om kunden har förmåga att betala det ni avtalat.

blogg

Konvertering – inte bara för e-handlare

När vi pratar E-handel kommer ämnet konvertering upp ganska ofta. Vad är det? Hur mäter man och vad anses vara ”rätt” värde? Jag skulle faktiskt vilja ta detta ett steg vidare, även till er företagare och handlare som har en traditionell hemsida.

Gör era besökare det ni vill att de ska göra på er sajt? Trycker de på köpknappen? Laddar de ner produktblad? Fyller de i sina uppgifter för att få ert nyhetsbrev? Det här är något många fler ska börja mäta och optimera, för nu har vi pratat länge om sökordsoptimering: driv trafik till din sida/butik. Men vi pratar för lite om hur vi tar hand om de som hittar till er.

En helt normal konverteringsgrad för E-handlare är 1%. Dvs 1 av 100 besökare i butiken handlar. Det kan låta lite, men det är helt normalt, för de flesta åtminstone. Har du en väldigt nischad bransch med väldigt lite konkurrens så är konverteringsgraden säkert högre. Man kanske inte surfar runt och tittar på din typ av produkter? Hittar man till dig, ja då handlar man! : )

Så vad är konverteringshöjare? Här blandar vi faktiskt in känslor. Infinner sig ett lugn hos besökaren, då är vi nära. Skapa landningssidor som inger förtroende, är informativa och med bra bilder. Se även till att hela tiden vara tydlig med vem som står bakom butiken och att ni är lätta att nå ifall det skulle dyka upp frågor.

En mycket viktig faktor för bästa möjligheter till avslut är att sidorna laddar snabbt, ha inte för tunga bilder som tar tid att ladda. I många fall kommer över hälften av all trafik till olika sidor från mobila enheter, så testa din sida/butik så att du är medveten om hur snabbt man kan hoppa runt. Detta kan vara helt avgörande för hur fort man ger upp och går till nästa träff i söket.

Jag tycker också att det är viktigt att placera ut produkter av olika karaktär på olika sidor, tänk på de som kommer till er via ett sök i exempelvis Google. Se till att de landar på en sida som faktiskt handlar om det man sökte på, utan att behöva scrolla ner på sidan. Vi är lata och bekväma…

Sammanfattningsvis tycker jag att man ska se över dessa punkter:

Service – Hur tydlig är jag med min tillgänglighet? Kan man till och med serva besökaren live, med en chattfunktion?
Priset – Se till att vara tydlig med vad produkter kostar, erbjuder du finansiering så visa ut månadskostnaden. Vad är fraktfri gräns och vad kostar frakt? Undvik överraskningar vid avslut.
Förtroende – Skapa förtroende med olika markörer, visa vilka seriösa partners du jobbar med. Har du certifikat eller sigill, visa ut det! Mycket effektivt.
Sortiment – Ta hjälp av vänner och andra du litar på och låt dem klicka runt på sidan och feedbacka om upplevelsen, är det för många klick? Är produkterna grupperade på ett logiskt sätt?

Tänk på att ca 80% av besökarna aldrig scrollar ner, testa din sida/butik i olika enheter (desktop, laptop, mobil, platta). Satsa på att anpassa dig efter dessa enheter då surf- och köpupplevelsen är helt avgörande utifrån hur jag måste agera när jag hittat din sida.

Lycka till med att optimera din sida eller butik! Vore kul att höra om ni genomfört förändringar och hur det påverkade era avslut. Berätta gärna i kommentarerna.

Beautiful young woman using a mobile phone