Tips för struktur som ger dig tid över till annat

Vilken sommar vi haft. Tydligen den mest nederbördsrika på 18 år säger meterologerna. Ja, det har vi minsann märkt. En annan sak som jag märkt är att det är många som valt att jobba på sin semester, kanske för att kunna sticka iväg till ett varmare resmål i höst? Men du som klarat av att hålla dig till ledighet och börjar vända tillbaka till jobbet inom kort kommer förmodligen ha ett par små toppar att ta dig igenom i brevhögen och mailen.

Vi pratar mycket om att skapa effektivitet i vardagen på vårt jobb. Tänkte att det kunde man ju faktiskt dela med sig av till andra. Har du några tips så lämna dem gärna i kommentarerna, alltid kul att få igång en dialog. Varför skriver jag om tips för en effektiv arbetsdag förresten? Vad har det med ekonomi att göra kanske du tänker? Men jag tycker att det är väldigt viktigt att skapa en stressfri tillvaro där man får tid att göra det man är på plats för, och inte behöva säga att ”jag hinner inte fakturera eller skicka påminnelser, för jag har såååå mycket mail att gå igenom”.

Det för mig direkt till mina bästa tips för en mer strukturerad vardag gällande mailen.

Om du som jag tillhör kategorin som får runt 50-100 mail om dagen så säger det sig självt att det kan ta en hel dag att bara jobba med mail och så blir allt annat liggande. Måste man få alla mail? Finns det möjlighet att flytta en del av er interna kommunikation till ert intranät eller en chat? Vi jobbar själva med att styra om all internkommunikation till andra verktyg där man kan prioritera annorlunda. Håll mailen ren för extern kommunikation om det inte handlar om case som behöver arkiveras.

Får du mycket nyhetsbrev? Läser du dem alltid? Om du nu inte känner för att avregistrera dig från utskick en tid, för att hämta andan, så skapa regler i din mail. Regler som styr nyhetsbreven till en egen mapp som du kan gå till och läsa när du har tid. Allt för att hålla inkorgen ren och relevant.

Tips gällande mailen kan jag skriva om sida upp och sida ner, men jag håller mig till godbitarna. En annan superviktig sak är att man upprättar en policy gällande hur man använder fälten ”Till” och ”Kopia”. Finns det något värre än när 5 personer får ett mail och alla sätter igång och jobbar med frågorna i mailet, för att man sedan ska få veta att man bara fick mailet ”för kännedom”, att det var Pelle som var den rätta mottagaren… Snacka om respektlöst mot andras tid att inte då sätta de fyra övriga som ”Kopia”. Den hemliga regeln säger nämligen att om du står som ”Kopia”-mottagare behöver du inte agera, utan bara lyssna. Då kan du i praktiken skapa en ytterligare regel för alla mail där du endast är inkopierad, så läser du ikapp det du behöver känna till när tid ges. Ytterligare liten finess för att hålla inkorgen ren och relevant.

Tänk hela tiden fysisk brevlåda. Brukar du hämta in posten för att sedan gå ut och lägga tillbaka en del av posten? Förmodligen inte. : ) En vän till mig fick genom deras inhyrda konsult lära sig att varje fredag ska inkorgen vara tom, alla mail ska tas omhand, kastas eller arkiveras löpande. Ingen mer jobbångest på söndagarna där inte. Tänk känslan att få börja på ny kula varje vecka. Den känslan är skön. På deras företag var detta arbetssätt en uppmaning från deras chefer, alla fick avsätta den tid som behövs för att kunna tömma sin inkorg inför helgen. Mailkorrespondensen mäts sällan, alla ser ju vilken jättehög med post du har i ditt fack, eller hur många papper du printar ut från skrivaren. Mailen anses hos många som något utanför det ”riktiga” jobbet. Märkligt sätt att se på det om du frågar mig.

Nä, ta kontroll, bestäm dig för nolltolerans i inkorgen, få det förankrat i er organisation, börja mäta produktiviteten även i de digitala kanalerna, de är definitivt här och tar över vår vardag.

Önskar dig en riktigt bra start på hösten, hoppas förresten att vi ses på ett av våra seminarier ute i landet. Du kan se alla orter och datum här: Svea On Tour

Technology in the hands