Kreditskolan – del 3

Vi har kommit fram till del 3, som handlar om vilka dagliga rutiner som ska utgöra en del av er policy. Ibland kanske man måste låta processerna styra policyn och inte tvärtom. I slutändan är det primära att man sätter ramverket för hur man hanterar vissa situationer.

Fakturering
En klassiker på många företag är att man dröjer för länge med att fakturera ut sin försäljning. Skapa rutiner som innebär att ni inte bara fakturerar en viss dag i veckan eller i allra värsta fall en gång i månaden! Denna rutin ska sedan beskrivas i er policy så att alla medarbetare vet vad som gäller.

Varje utestående kreditdag kostar massor med pengar. Varför räknar man bara på vad det kostar att binda pengar i varulager? Det är lika olönsamt att binda sitt kapital i kundfordringarna. Det är jätteenkelt att räkna på vad varje dag är värd i din verksamhet: Dividera din årsomsättning med 360 så ser du vad varje bunden dag innebär i kronor och ören. Om du bestämmer dig för att förändra vissa rutiner som innebär att pengarna kommer in snabbare kan du även visa det med samma formel. Skulle du ha som mål att sänka din kredittid med 10 dagar, så tar du bara 10 x årsomsättningen och dividerar med 360.

Reklamationer
Enligt 42§ i köplagen uttalas det tydligt att din köpare är skyldig att betala den del av leveransen som motsvarat förväntningarna. Skulle en del vara skadad eller felaktig så får man bara hålla inne den del som motsvarar det skadade/felaktiga. Trots det utnyttjar många köpare möjligheten att avvakta med betalningen av hela fakturan, så se till att ni har en tydlighet i organisationen hur man hanterar reklamationer. Vid försäljning på kredit är det än viktigare med snabb hantering så att fakturor kan bli betalda utan förseningar.

Leveransstopp
Ni måste även skapa interna rutiner för när man ska stoppa kunder med obetalda fakturor för nya leveranser. Detta ser väldigt olika ut på olika företag. För vissa leverantörer räcker det med en obetald faktura, och hos andra kan man få ha flera ärenden på inkasso innan man stoppar för nya ordrar. Definiera vad som är er nivå.

I övrigt behöver ni även ta ställning till när det är dags att skriva av gamla fordringar och istället lägga dem på långtidsbevakning och i bästa fall kunna räkna hem dem som återvunna kundförluster längre fram. Låt inte alla gamla fakturor ligga kvar i reskontran och påverka resultatet om det inte är riktiga tillgångar. Tänk bara på att detta ej kan göras med fakturor ställda till aktiebolag, då måste man ta det som en kundförlust.

Förhoppningsvis har ni nu en del att fundera över och ta ställning till. Boka in planeringsmöten efter sommaren och skapa helt nya arbetssätt för andra halvan av året, mät och analysera hur ert bundna kapital ser ut idag, inför förändringar och mät igen. Jag lovar att även ni, som så många andra kommer märka av hur mycket pengar som frigörs och kan användas till att jobba i företaget.

Nästa vecka avrundar vi den här serien med att prata om vilka avvikelser man normalt har från avtalsvillkoren.

HR organisation