Vänj inte kunden vid att läsa påminnelser

Fortfarande ser man företagare skicka upp till 3 – 4 påminnelser kanske i förhoppning om att kunderna skall uppskatta att man inte skickar fakturan till inkasso. Vad man egentligen gör är att man vänjer kunden vid att betalningspåminnelser är en del i den affärsuppgörelse man har. Följden kan ju bli att kunden tror att ditt företag ej förväntar sig betalning förrän efter den 4:e påminnelsen.

Samma förödande effekt har förtryckta påminnelser där kunden redan i första påminnelsen kan konstatera att du kommer att skicka ytterligare 3 påminnelser. Detta är ju rena inbjudan till att säga att man inte förväntar sig betalning förrän efter det att hela kedjan av brev har utsänts.

Du har laglig rätt till en påminnelseavgift om f n 60 kronor om överenskommelse träffats senast i samband med skuldens tillkomst. Men man får enligt lag bara ersättning för en (1)påminnelse för en och samma faktura. Rekommendationen från lagstiftaren är – när det gäller svenska kunder – att bara skicka en (1) påminnelse. Det är enligt min uppfattning också policyn i allt fler branscher och framförallt i storföretagen där man har ett högt medvetande om vad varje utestående kreditdag kostar och att risken stiger med åldern på fordringarna. Vid export får man naturligtvis anpassa sig till respektive lands kutym.

Det bör kanske nämnas att det inte finns några formella krav på hur betalningspåminnelsen skall se ut. Det finns heller inget som säger att man måste skicka någon betalningspåminnelse alls innan man vidtar inkassoåtgärd.

Betalning-350x233

Kreditskolan – del 3

Vi har kommit fram till del 3, som handlar om vilka dagliga rutiner som ska utgöra en del av er policy. Ibland kanske man måste låta processerna styra policyn och inte tvärtom. I slutändan är det primära att man sätter ramverket för hur man hanterar vissa situationer.

Fakturering
En klassiker på många företag är att man dröjer för länge med att fakturera ut sin försäljning. Skapa rutiner som innebär att ni inte bara fakturerar en viss dag i veckan eller i allra värsta fall en gång i månaden! Denna rutin ska sedan beskrivas i er policy så att alla medarbetare vet vad som gäller.

Varje utestående kreditdag kostar massor med pengar. Varför räknar man bara på vad det kostar att binda pengar i varulager? Det är lika olönsamt att binda sitt kapital i kundfordringarna. Det är jätteenkelt att räkna på vad varje dag är värd i din verksamhet: Dividera din årsomsättning med 360 så ser du vad varje bunden dag innebär i kronor och ören. Om du bestämmer dig för att förändra vissa rutiner som innebär att pengarna kommer in snabbare kan du även visa det med samma formel. Skulle du ha som mål att sänka din kredittid med 10 dagar, så tar du bara 10 x årsomsättningen och dividerar med 360.

Reklamationer
Enligt 42§ i köplagen uttalas det tydligt att din köpare är skyldig att betala den del av leveransen som motsvarat förväntningarna. Skulle en del vara skadad eller felaktig så får man bara hålla inne den del som motsvarar det skadade/felaktiga. Trots det utnyttjar många köpare möjligheten att avvakta med betalningen av hela fakturan, så se till att ni har en tydlighet i organisationen hur man hanterar reklamationer. Vid försäljning på kredit är det än viktigare med snabb hantering så att fakturor kan bli betalda utan förseningar.

Leveransstopp
Ni måste även skapa interna rutiner för när man ska stoppa kunder med obetalda fakturor för nya leveranser. Detta ser väldigt olika ut på olika företag. För vissa leverantörer räcker det med en obetald faktura, och hos andra kan man få ha flera ärenden på inkasso innan man stoppar för nya ordrar. Definiera vad som är er nivå.

I övrigt behöver ni även ta ställning till när det är dags att skriva av gamla fordringar och istället lägga dem på långtidsbevakning och i bästa fall kunna räkna hem dem som återvunna kundförluster längre fram. Låt inte alla gamla fakturor ligga kvar i reskontran och påverka resultatet om det inte är riktiga tillgångar. Tänk bara på att detta ej kan göras med fakturor ställda till aktiebolag, då måste man ta det som en kundförlust.

Förhoppningsvis har ni nu en del att fundera över och ta ställning till. Boka in planeringsmöten efter sommaren och skapa helt nya arbetssätt för andra halvan av året, mät och analysera hur ert bundna kapital ser ut idag, inför förändringar och mät igen. Jag lovar att även ni, som så många andra kommer märka av hur mycket pengar som frigörs och kan användas till att jobba i företaget.

Nästa vecka avrundar vi den här serien med att prata om vilka avvikelser man normalt har från avtalsvillkoren.

HR organisation

 

Kreditskolan – del 2

Vi vandrar vidare till den andra delen som samlar ett antal viktiga parametrar, nämligen begreppet ”Känn din kund”. (Se mitt förra blogginlägg från 7 juli)

Hur kommer det sig att det så ofta tas in ordrar och börjar levereras varor eller tjänstetimmar mot faktura till företag som man inte riktigt vet tillräckligt mycket om? Det är verkligen dags att försäljningen och ekonomisidan tar varandra i hand och börjar komma överens om gemensamma, hållbara rutiner gällande denna annars kanske riskfyllda rutin.

Nu kan det ju kanske verka som att jag är en våtrumstapet mot framtiden, som inte gillar försäljning utan tycker att det är bekvämt med långsamma processer? Nejdå – jag har jobbat inom försäljning i många år, vilket är en stor anledning till att jag vet hur det ofta går till. Man måste ”orka” ta de där ”jobbiga” frågorna som hänger ihop med att identifiera den man förhandlar med, inte bara se ordern som ett streck i boken, en uppfylld veckobudget. Inte Googla fram ett organisationsnummer och chansa att det är rätt bolag man lämnar in underlag på till den som lägger upp nya kunder.

Passar på att sticka in att om ni jobbar med en vinstmarginal på 5% (snittet i Sverige ligger på 5-8%) och gör en kundförlust på 10 000 kr så måste man jaga in 200 000 kr i nyförsäljning för att täcka upp förlusten och bibehålla samma marginaler… Så, kundförluster vill ingen ha, om de inte är kalkylerade förstås. Ibland tar man ju faktiskt höjd för en viss procent kundförluster då ordspråket ändå lyder ”Vågar man inget så vinner man inget”.

Vad är det då man behöver definiera i en policy? Jo, se till att ni fastställer miniminivån på fakta om er nya kund, intervjua kundens intentioner i era gemensamma affärer så att ni kan sätta en rimlig kreditlimit som sedan är avgörande för vilken typ av upplysning som behöver tas. Har kunden endast för avsikt att handla ett par gånger för en mindre summa, ta inte den mest avancerade upplysningen, utan nöj dig med en enklare kontroll kompletterat med ett samtal till kronofogden för dagsaktuell status i deras register. När kundens behov ökar, höj då limiten istället, efter att ni gjort en grundligare kontroll av soliditeten. Var även tydlig med att definiera vem eller vilka som har befogenhet att ändra limitar i det här fallet.

En annan viktig sak är att ha löpande kontroll på den befintliga kundstocken. Vet ni hur era kunder mår? I väldigt många fall kan fasaden utåt vara exakt densamma, personalen som möter era säljare på ett möte är desamma. Men organisationsnumret är ändrat. Den detaljen kan bara den som har kreditbevakning ha koll på. Ta reda på vilka era nyckelkunder är, de som står för störst del av omsättningen och ha bevakning på dem. Man brukar kunna säga att ca 20 % av era kunder står för ca 80 % av omsättningen. Med kreditbevakning kommer ni få en signal om både de försämrade och de förbättrade förutsättningarna. Tänk vad härligt att kunna få signalen om att nyckeltal förbättrats, limitar kan höjas upp och säljarna kan sälja mer på befintliga kunder! Bra mycket mer lönsamt.

Sist men inte minst vill jag än en gång slå ett slag för det här med kundgrupper. Det är lite osvenskt att kategorisera och stoppa in kunder i olika fack. Men det är så effektivt att göra det. Även här behöver man gemensamt definiera när en kund är A, B eller C, samt vilka villkor man kan vänta sig i de olika kategorierna. Det här sättet att jobba gör det väldigt enkelt för alla inblandade, ta exempelvis om en kund gärna vill förhandla om förändrade villkor, då är det alltid lättare att kunna definiera vad man förväntar sig för motprestationer.

Kontentan – Känn din kund så kommer era affärer bli både mer säkra och lönsamma! Nästa vecka ska vi belysa hur de dagliga rutinerna ska återspeglas i er kreditpolicy.

Önskar att solen ska skina på er tills vi hörs igen.

Know, your, customer.

 

 

Handel inom EU – är det momsfritt att sälja till ett annat land?

I detta inlägg talar vi om handel inom EU i nästa inlägg kommer vi att ta upp Exportförsäljning.

När vi är ute och håller momsutbildningar eller träffar våra kunder så ställs vi ofta inför missuppfattningen ”Vi säljer till ett annat land så det är momsfritt”.
Men är det verkligen momsfritt? Svaret på det är ganska enkelt. I 99% av fallen så är det inte momsfritt alls. Man måste i princip alltid ta hänsyn till moms när man säljer något. Frågan är bara hur. En grundprincip i momsens värld är att den aldrig får falla bort i något led. Gör den det så har man gjort fel.

Det finns ett antal förenklingsregler inom EU som gör att man kan fakturera utan moms om regeln går att använda. Men det är inte momsfritt för det. En förutsättning för att kunna använda en sådan regel är att din kund är momsregistrerad i sitt land och att din kund själv redovisar momsen för det du har sålt till dem. Alltså så kallad ”Reverse charge”. För att det ska bli rätt så måste du som säljare göra följande:

1. Ta reda på din kunds momsnummer.
2. Kontrollera din kunds momsnummer så att det är giltigt det gör du i VIES registret som du hittar på SKV:s hemsida. OBS du måste spara kvittot på kontrollen du gjort. Om du har missat att göra detta och din kund ”lurat” dig så är det du som är ansvarig för momsen.
3. Skriv in din kunds momsnummer på fakturan
4. Skriv in varför du inte fakturerar med moms. T.ex. ”Intracommunity supply of goods, reverse charge.

En av ovan nämnda förenklingsregler är alltså försäljning av varor över en inre gräns inom EU där både köpare och säljare är momsregistrerade i respektive land. Så när du säljer varor från Sverige till ett annat EU land och din kund är momsregistrerad där, så kan du fakturera utan moms. Det är inte momsfritt men momsen skall om du gör rätt tas upp av köparen i sitt land och glöm inte bort att även du måste ta hänsyn till momsen på fakturan genom ovan punkter.
Det finns momsfria transaktioner men om du inte har kontrollerat att du har sådana skall du alltid jobba utifrån ovan.

Lycka till och har du frågor så är det bara att ringa mig.
Stefan.
031 7087208

Kreditskolan – del 1

Ja, att man ska ha en kreditpolicy är vi ju överens om nu, eller hur? Men hur ska man då tänka kring detta? Hur detaljerad behöver man vara?

Jag tycker att man ska utgå från dessa 4 spår:

  • Avtalsvillkoren
  • Känn din kund
  • De dagliga rutinerna
  • Avvikelserna från avtalen

Vi tar dem del för del och börjar med den första punkten, de superviktiga avtalsvillkoren, som absolut inte får förvanskas och ändras från gång till annan. Åtminstone inte om den som signar med kunden inte är fullt införstådd i vilka konsekvenserna blir. För det är avtalsvillkoren som styr hela din kravprocess – vilka steg du kommer kunna ta och vilka avgifter du kommer kunna kräva vid en utebliven betalning.

Något jag absolut rekommenderar är att man jobbar med kundgrupper, det blir mycket lättare att hantera differentierade villkor då. Ta kontroll över avvikelserna: När är en kund befogad att flyga under radarn och få andra förutsättningar?

Tänk på att ni måste definiera vad som gäller med faktureringsavgifter, betalningsvillkor, räntesatser osv i era avtalsvillkor. Det räcker inte att visa ut villkoren på fakturan, när den väl går ut ska detta redan vara godkänt och klart. Gör det inte svårare än att avtalen görs tillgängliga på er hemsida, en skylt i butiken eller som bilaga till er prislista/offert.

Ska några av dessa villkor sedan få ändras av exempelvis en säljare så bör även det definieras i policyn. Se till att alltid förankra och samarbeta internt gällande er kreditpolicy, naturligtvis måste hela dokumentet gå i linje med företagets mål och visioner. Den ska alltid kommuniceras ut till alla som tar kreditbeslut, ekonomiavdelningen samt de som har kundkontakter, speciellt säljarna. Oftast är det de som är ute och träffar kunder, vilket innebär att alla möjliga överenskommelser kan göras. Toppen vore det ju då om de vet till vilken gräns de får vara kreativa!

Syftet med er policy är att ta kontroll över er kreditgivning samt skapa arbetsro, alla ska veta vad som gäller. En klassisk frågeställning är:  När säljer vi på 14 dagars kredit och varför, och vem får lov att frångå det och erbjuda 30 dagar?

Som jag nämnde tidigare, fundera över att börja kategorisera era kunder. Detta kommer ge er möjlighet att under kontrollerade former kunna erbjuda olika typer av upplägg. Men det berör vi lite närmare nästa gång när vi ska prata om vikten av att känna sin kund!

uffetufftest

Hur påverkas vi av det som sker i Grekland?

Det händer mycket i världen nu, tänker speciellt på den ekonomiska situationen i Grekland. Ett nytt begrepp har myntats: ”Grexit”, som hänvisar till Greklands eventuella utträde ur valutaunionen. Självklart funderar man en del på vad detta kommer innebära för oss här i Sverige. Gällande oss som privatpersoner så haglar det rekommendationer av olika slag, bland annat anser många rådgivare att man bör parkera sitt kapital på ett sparkonto i lämplig nischbank. Men på vilka fler sätt påverkas vi av det som sker?

Jag tog en fika med vår vice vd Anders Lidefelt och pratade om ämnet. Detta var hans reflektioner:

Sveriges handel med Grekland är marginell så den direkta påverkan av ett grekiskt haveri är förmodligen liten. Ett större problem är förmodligen de indirekta effekterna som skulle drabba oss som en följd av att våra större handelspartners, framförallt Tyskland, skulle tvingas till ytterligare nedskrivningar av värdet på sina fordringar på Grekland. Det skulle kunna påverka den tyska ekonomin negativt vilket i sin tur sannolikt skulle smitta Sverige och vår industri. Ett annat, och mera fundamentalt, problem är om det grekiska samhället orkar med en kollaps. Ett utträde skulle kasta Grekland in i en mycket osäker situation och förmodligen orsaka en tvärnit i en redan svag ekonomi. Det är ju inte otänkbart att detta skulle resultera i social oro på ett sätt som vi inte sett inom EU och som också skulle kunna äventyra fundamenten för hur Grekland styrs. En sådan utveckling skulle, tror jag, definitivt sätta sina spår i den ekonomiska tillväxten i Europa. En ekonomi som redan står och stampar på många håll och som centralbankerna försöker blåsa liv i genom räntesänkningar. Vi såg det senaste exemplet idag när den svenska Riksbanken sänkte reporäntan till -0.35%.

Ja, vi följer naturligtvis utvecklingen och kommunicerar ut de råd vi anser är värdefulla för er företagare, när de känns aktuella.

Ha det gott i sommarvärmen!